Traduction des statuts de société pour les dossiers USCIS

Les registres de société venant de l'étranger parviennent à l'USCIS sous forme d'ensemble, et chaque page de cet ensemble exige une traduction anglaise complète accompagnée de la certification du traducteur. Dans les dossiers L-1, E-1, E-2, EB-1C et EB-5, les statuts, le règlement intérieur, le registre des actionnaires, les certificats d'actions, les résolutions du conseil, les procès-verbaux de réunion et l'extrait du registre du commerce montrent qui détient la société étrangère et qui la contrôle. L'avocat ou le représentant accrédité décide lesquels figurent dans le dossier, et la traduction part de ce choix. Les catégories L-1 et E-2 ont chacune un guide distinct, consacré à la traduction des documents de visa L-1 et à la traduction des documents de visa E-2.

Les registres de société dans les dossiers L-1, E-1, E-2, EB-1C et EB-5

Chacune de ces demandes oblige le demandeur à rattacher une personne ou un investissement à une société située hors des États-Unis. Les documents constitutifs de la société portent ce lien : l'acte ou les statuts qui ont créé la société, le règlement intérieur ou les statuts qui fixent ses règles, le registre qui nomme les propriétaires, ainsi que les procès-verbaux et les résolutions qui consignent les décisions prises au fil des ans. Un extrait du registre du commerce ajoute la déclaration propre au registre sur l'identité de la société, son siège et les personnes habilitées à la signer.

L'USCIS exige une traduction anglaise complète de chaque document en langue étrangère d'un dossier, accompagnée d'une certification attestant que la traduction est complète et exacte et que le traducteur maîtrise les deux langues. Une société de traduction fournit cette certification indépendamment du dossier, ce qui compte lorsque le demandeur est aussi actionnaire ou dirigeant de la société dont les documents sont traduits. L'ensemble est traité comme un seul projet de traduction certifiée de documents pour l'USCIS : un nom ou un terme est ainsi rendu de la même façon à la page 3 du règlement intérieur et à la page 40 des procès-verbaux.

Statuts et actes de constitution des pays de droit civil

Dans un pays de droit civil, une société est souvent créée par un acte portant son propre titre, comme l'escritura de constitución espagnole, et les statuts peuvent figurer dans cet acte ou dans une annexe séparée. La traduction suit le titre que le document se donne lui-même. Un acte de constitution reste un acte de constitution en anglais, et une annexe intitulée Gesellschaftsvertrag devient « articles of association », même lorsque la lettre d'accompagnement appelle l'ensemble « les statuts ».

Les formes juridiques reçoivent le même traitement. Un nom se terminant par GmbH, S.A., S.L. ou K.K. conserve sa terminaison exactement telle qu'imprimée, et la traduction ajoute une brève description en anglais à la première occurrence, par exemple « limited liability company », afin que l'officier puisse savoir de quel type d'entité il s'agit. Les titres de dirigeants comme Geschäftsführer, Vorstand et Aufsichtsrat sont traduits une seule fois, consignés dans un glossaire, puis employés à l'identique. Comme ces documents sont des contrats entre propriétaires, ils sont traités comme toute traduction de contrat juridique. Les documents de sociétés allemandes, comme un Gesellschaftsvertrag ou un Handelsregisterauszug, relèvent de la traduction de contrats juridiques en allemand, et la langue elle-même est décrite sous services de traduction en allemand.

Règlement intérieur et modifications traduits par ordre de date

Un règlement intérieur est rarement un document unique. Une société constituée il y a des années possède généralement le texte d'origine, plus une ou plusieurs modifications, versions refondues et textes coordonnés, et chacun peut porter sa propre date, son bloc de signature et son tampon du registre. La traduction conserve chaque version comme un document distinct, dans l'ordre de sa date, et reproduit tels qu'imprimés le numéro de chaque modification, sa date d'effet et ses renvois aux articles. Rien n'est fusionné en une version actuelle bien nette, car l'officier peut avoir besoin de voir quel texte était en vigueur lors d'une augmentation de capital ou d'un changement de dirigeant.

Un glossaire est établi dès le départ et appliqué à tout l'ensemble. Il fixe quatre éléments :

• Le nom légal de la société et ses anciens noms éventuels sont orthographiés comme ils apparaissent sur l'extrait du registre du commerce.
• La forme juridique et chaque catégorie d'actions, comme les actions ordinaires ou les actions de préférence, reçoivent une seule traduction anglaise fixe.
• Les titres des dirigeants et des organes, comme directeur général, conseil de surveillance ou assemblée générale, sont traduits de la même façon dans chaque document.
• Les noms des propriétaires et des dirigeants sont translittérés une seule fois, puis repris sous cette forme.

Registres d'actionnaires, certificats d'actions et chiffres du capital

Le registre des actionnaires est généralement le document que l'officier lit de plus près, puisqu'il établit la détention sur laquelle repose la demande. Les nombres d'actions, les valeurs nominales, les montants libérés et les pourcentages de détention sont copiés exactement tels qu'imprimés, y compris la devise, les séparateurs décimaux et de milliers du pays d'origine, et tout chiffre que le registre corrige lui-même à la main. Un chiffre n'est jamais arrondi, recalculé ni converti en dollars américains dans la traduction. Si un total imprimé sur la page ne correspond pas aux lignes qui le précèdent, la traduction reproduit le total tel qu'imprimé, avec une note entre crochets indiquant que les chiffres diffèrent.

Les certificats d'actions sont traduits un par un, avec les numéros de certificat, les noms des titulaires, la catégorie d'actions, le nombre d'actions et les éventuels endossements de cession au verso. Les documents relatifs à une augmentation de capital expliquent pourquoi le registre affiche des chiffres différents de ceux de l'acte d'origine ; ils restent donc dans l'ordre des dates avec les modifications du règlement intérieur auxquelles ils se rapportent.

Résolutions du conseil, procès-verbaux et procurations

Les résolutions et les procès-verbaux consignent qui était présent, ce qui a été proposé, comment chacun a voté et qui a signé. Une traduction de procès-verbal de réunion conserve la numérotation de l'ordre du jour, la liste des participants avec leurs titres, le décompte des votes et tous les renvois aux documents joints au procès-verbal. Les déclarations de quorum et les résolutions écrites adoptées sans réunion sont traduites telles qu'elles sont rédigées, et une résolution qui renvoie à une décision antérieure conserve la date de cette décision dans la forme employée par le document d'origine.

Une procuration est traduite intégralement, comme tout autre acte juridique. La traduction conserve le nom de la personne qui donne le pouvoir, le nom du mandataire, l'étendue des pouvoirs, les limites et la durée, et elle n'abrège pas une longue liste de pouvoirs. Lorsque le document d'origine donne une date selon un calendrier local, la traduction garde la date imprimée et indique à côté toute conversion, de la même manière dans tout l'ensemble.

Signatures, paraphes et tampons du registre dans les documents de société

Les documents de société portent plus de marques que la plupart des actes d'état civil : signatures sur chaque page du règlement intérieur, paraphes dans les marges, sceaux de la société, tampons du registre avec numéros de dépôt et notes manuscrites ajoutées après une réunion. Chaque marque est décrite à l'endroit où elle apparaît, par exemple « [signature] », « [paraphe] », « [sceau de la société : rond, le texte indique ...] » ou « [tampon du registre : reçu, dossier no ...] », et tout texte à l'intérieur d'un sceau ou d'un tampon est traduit. Les parties illisibles sont signalées par « [illisible] » et ne sont jamais devinées. Les lignes de signature vides sont indiquées comme telles, car l'absence de signature sur une résolution est un élément que l'officier doit voir sur la page.

Le verso d'une page, une page de garde du registre et un reçu joint sont traduits lorsqu'ils contiennent quoi que ce soit. La mise en page de chaque page traduite suit celle de l'original d'assez près pour que l'officier puisse mettre chaque élément en regard de son équivalent.

Préparer l'ensemble des documents de société en vue de la traduction

Rassemblez les documents dans l'ordre où ils ont été établis, incluez chaque modification et chaque annexe, et numérisez les deux faces de toute page comportant du texte au verso. Envoyez d'abord l'extrait du registre du commerce, car il fixe l'orthographe officielle du nom de la société, de la forme juridique et des dirigeants, et prévoyez une certification distincte pour chaque document de l'ensemble. Nous préparons les registres de société comme un seul projet, et une traduction certifiée de licence commerciale peut être ajoutée au même ensemble lorsque le dossier en comprend une.