Cadres EB-1C : traduction certifiée des documents d'entreprise étrangers pour le formulaire I-140

Une pétition EB-1C déposée sur le formulaire I-140 exige une traduction anglaise certifiée de chaque document d'entreprise en langue étrangère qui l'accompagne, des actes de constitution aux lettres d'emploi du bénéficiaire. L'USCIS exige une traduction complète que le traducteur a certifiée comme complète et exacte, accompagnée d'une déclaration attestant que le traducteur est compétent pour traduire de cette langue vers l'anglais, et un dossier d'entreprise comprend généralement de nombreux documents de ce type.

La pétition pour un cadre ou dirigeant multinational établit deux choses : une année d'emploi qualifiant à l'étranger au cours des trois années précédant l'entrée du bénéficiaire aux États-Unis, et un lien qualifiant entre l'entreprise étrangère et l'entreprise américaine. Les règles de la traduction certifiée de documents pour l'USCIS sont les mêmes pour les documents d'entreprise que pour les documents d'état civil. La différence tient à la mise en page, aux chiffres et aux titres, et c'est l'avocat ou le représentant accrédité qui décide des documents à joindre au dossier.

Documents d'entreprise étrangers EB-1C à traduire

Les documents se répartissent en deux groupes. Les uns montrent l'emploi du bénéficiaire à l'étranger, les autres montrent le lien entre l'entreprise étrangère et l'entreprise américaine. Une entreprise étrangère conserve la plupart de ces documents dans sa langue locale, de sorte que les deux groupes nécessitent généralement une traduction. Les documents couramment fournis sont les suivants :

• Les actes de constitution et les extraits de registre montrent quand et comment l'entreprise étrangère a été créée.
• Les registres d'actionnaires et les documents de propriété montrent qui détient l'entreprise.
• Les organigrammes montrent le poste du bénéficiaire et les liens hiérarchiques.
• Les résolutions du conseil d'administration et les procès-verbaux de réunion consignent les nominations et les décisions.
• Les contrats de travail, les lettres d'emploi et les registres de paie couvrent l'année passée à l'étranger.
• Les états financiers audités et les déclarations fiscales montrent les activités de l'entreprise étrangère.

Cette liste n'est pas une exigence pour chaque pétition. L'avocat choisit les documents pour le dossier, et chaque document retenu qui n'est pas en anglais est déposé avec sa propre traduction.

Traduction d'un organigramme : titres, liens hiérarchiques et noms

Un organigramme est un document de mise en page, et la traduction doit donc en reproduire la disposition. Chaque case, titre, nom et ligne de liaison de l'original apparaît dans la version anglaise à la même place, ce qui permet à un agent de poser les deux pages côte à côte et de voir qui dépend de qui. Les noms de services et les effectifs imprimés sur l'organigramme sont traduits tels qu'imprimés.

Lorsqu'un organigramme est rédigé dans une écriture non latine, comme le chinois, le coréen ou l'arabe, chaque nom est conservé dans l'écriture d'origine, suivi de sa translittération. Le nom du bénéficiaire reprend l'orthographe de son passeport, et cette même orthographe est utilisée dans tous les autres documents du dossier.

Les intitulés de poste sont traduits littéralement et rendus de la même façon sur chaque page. Lorsqu'un titre n'a pas d'équivalent exact en anglais, la traduction donne le terme simple le plus proche et conserve le terme d'origine entre crochets à sa première apparition. Un traducteur ne rehausse pas un titre pour qu'il paraisse plus élevé : un chef de service dans le document source ne devient donc pas un vice-président en anglais. Les titres ont ici du poids, car la pétition repose sur le rôle de cadre ou de dirigeant du bénéficiaire.

Registres d'actionnaires, résolutions du conseil et contrats de travail

Un registre d'actionnaires ou un acte de constitution montre qui détient l'entreprise étrangère, ce qui est le fondement du lien qualifiant. La traduction reproduit le nombre d'actions, les pourcentages de détention et les dates de transfert tels qu'imprimés, conserve les noms des actionnaires dans l'écriture d'origine avec une translittération, et décrit les cachets du registre et les signatures entre crochets, par exemple [cachet du registre] ou [signature]. Un autre article traite plus en détail de la traduction des statuts et du registre des actionnaires.

Les résolutions du conseil et les procès-verbaux sont traduits intégralement, y compris la liste des présences, la numérotation des points et le bloc de signatures. La traduction du seul paragraphe qui mentionne le bénéficiaire ne répond pas à l'exigence, car un agent ne peut pas rapprocher un extrait du document source. Il en va de même pour la traduction des résolutions du conseil et des procès-verbaux de réunion lorsque des résolutions ont approuvé le transfert ou la structure du groupe.

Les contrats de travail sont traduits clause par clause, annexes et pages paraphées comprises. Une traduction de contrat de travail conserve exactement la date de début, la date de fin, l'intitulé du poste et les fonctions énumérées telles qu'elles sont écrites. Une lettre de l'entreprise étrangère est traduite avec son en-tête, son cachet et une description entre crochets de la signature, car la lettre indique souvent les dates de l'année qualifiante.

États financiers, paie et déclarations fiscales : les chiffres tels qu'imprimés

Les états financiers audités sont traduits avec chaque chiffre tel qu'imprimé. Les montants, les symboles monétaires et l'ordre des colonnes restent ceux du document source, et la traduction ne convertit pas les devises, n'arrondit pas les montants et ne modifie pas les séparateurs. Lorsque la convention du document source diffère de l'usage américain, une note du traducteur entre crochets peut l'expliquer sans modifier le chiffre.

Les notes annexes aux états financiers et le rapport de l'auditeur sont traduits intégralement. Les notes contiennent les méthodes comptables et souvent les informations sur les sociétés liées, qui concernent directement le lien entre l'entité étrangère et l'entité américaine. Les comptes d'une filiale brésilienne ou portugaise, par exemple, nécessitent une traduction d'états financiers en portugais, et les extraits de registre et les lettres qui les accompagnent nécessitent une traduction certifiée du portugais vers l'anglais.

Les registres de paie et les déclarations fiscales sont des tableaux. Les intitulés de colonnes, les numéros d'employés, les périodes de paie et chaque ligne sont traduits, les lignes d'en-tête répétées sur les pages suivantes sont incluses, et les cachets de l'administration fiscale sont décrits. La paie du bénéficiaire prouve l'emploi pendant l'année qualifiante, de sorte que les dates des périodes de paie doivent être exactes.

Faire correspondre la traduction aux dépôts L-1 antérieurs

De nombreux bénéficiaires EB-1C sont d'abord venus aux États-Unis avec un visa L-1, et la pétition L-1 de l'entreprise contenait souvent des traductions de certains des mêmes documents étrangers. Ces dépôts font partie de l'historique de l'entreprise auprès de l'USCIS, et un titre, une orthographe de nom ou une date qui se lit différemment dans la nouvelle traduction peut passer pour un changement dans les faits.

La société de traduction doit recevoir les traductions antérieures avec les documents sources et suivre leurs choix pour les noms d'entreprises, les noms de personnes et les titres. Si une traduction antérieure contient une erreur, la nouvelle traduction utilise le terme correct, et c'est l'avocat qui décide s'il faut expliquer la différence. Les documents de l'entreprise étrangère pour ce visa sont traités dans un article sur les documents de transfert intragroupe L-1.

Une différence non expliquée peut entraîner une demande de preuves supplémentaires (RFE), et la politique de l'USCIS permet aussi à un agent de refuser un dossier sans en émettre une lorsque les preuves initiales sont insuffisantes.

Certification d'un dossier d'entreprise de plusieurs documents

Chaque traduction comporte le nom dactylographié du traducteur, sa signature, la date et ses coordonnées, une déclaration de compétence dans les deux langues, une déclaration attestant que la traduction est complète et exacte, et l'identification du document traduit. Une certification distincte pour chaque document est la pratique la plus sûre, car un agent peut examiner les documents un par un.

L'USCIS ne tient aucune liste de traducteurs ou de sociétés de traduction agréés, de sorte qu'une « traduction certifiée par l'USCIS » désigne une traduction qui comporte la certification demandée par l'USCIS. La certification est la déclaration du traducteur sur son propre travail. Lorsque le pétitionnaire ou le bénéficiaire la signe, cette personne certifie une preuve dans son propre dossier, et un agent peut lui accorder moins de poids. Une société de traduction fournit une certification indépendante du dossier. La traduction automatique seule ne porte aucune certification humaine et traite mal les noms, les dates, les abréviations et les termes juridiques ; elle ne répond donc pas à l'exigence.

Avant de passer commande, rassemblez chaque document dans la version déposée auprès du registre ou de l'auditeur, les traductions L-1 antérieures et la liste établie par l'avocat des pièces à joindre à la pétition. Nous fournissons une certification distincte pour chaque document, y compris la traduction d'états financiers audités, et nous alignons les termes sur les traductions antérieures qui nous sont remises.