Traduction de lettre d'emploi pour les pétitions USCIS

Une lettre d'emploi, une fiche de paie ou un contrat de travail rédigé en langue étrangère nécessite une traduction anglaise complète, accompagnée de l'attestation du traducteur, avant que l'USCIS le considère comme une preuve dans un dossier I-140, I-129, I-485 ou I-864. Une lettre rédigée en anglais mais portant un en-tête ou des tampons en langue étrangère soulève la même exigence, car le texte étranger présent sur la page doit lui aussi être traduit. Les documents d'emploi suivent la même norme que tout autre document étranger relevant de la traduction certifiée de documents pour l'USCIS, et les sections ci-dessous présentent leurs particularités.

Les documents d'emploi demandés dans les dossiers USCIS

Les preuves d'emploi apparaissent dans plusieurs types de dossiers. Une pétition I-140 dans une catégorie fondée sur l'expérience professionnelle est généralement accompagnée de lettres d'expérience d'anciens employeurs. Une pétition L-1 déposée avec le formulaire I-129 exige des preuves de l'emploi du bénéficiaire à l'étranger auprès de l'entreprise concernée, et les pétitions H-1B et O-1 comprennent souvent des justificatifs de l'historique professionnel issus de postes précédents. Un demandeur I-485 indique son parcours professionnel dans le formulaire, et un sponsor sur un I-864 peut joindre des fiches de paie et des lettres de l'employeur pour démontrer ses revenus actuels. C'est l'avocat ou le représentant accrédité qui décide lesquels de ces documents figurent dans le dossier ; la question de la traduction se pose une fois ce choix fait.

Chacun de ces documents est une preuve, donc chaque page en langue étrangère doit être traduite en intégralité. Un résumé de contrat ou la traduction de la seule première page d'un long accord ne satisfait pas à l'exigence, puisque la réglementation de l'USCIS impose une traduction complète. Le sponsor, l'employé ou l'entreprise pétitionnaire ne doit pas signer la certification de ses propres documents, car une certification émanant d'une personne ayant un intérêt dans le dossier peut avoir moins de poids. Une société de traduction fournit une certification indépendante du dossier.

Traduction d'une lettre de vérification d'emploi : en-tête, intitulés, fonctions et dates

Une lettre d'un employeur étranger est courte, mais chaque élément compte pour un officier qui la compare au poste décrit dans la pétition. Le traducteur parcourt la lettre dans l'ordre où elle se présente et rend chaque partie telle qu'elle est écrite :

• L'en-tête est traduit avec le nom de l'entreprise, l'adresse, le numéro d'immatriculation ou d'identification fiscale et tout texte figurant dans le logo.
• Le nom de l'employé et son intitulé de poste sont rendus exactement comme l'employeur les a écrits.
• La description des fonctions conserve le même niveau de détail que l'original.
• Les dates de début et de fin ne sont converties dans un format anglais clair qu'après avoir lu correctement l'ordre des dates d'origine.
• Le montant du salaire indiqué, le nom et la fonction du signataire, la signature et chaque tampon sont tous pris en compte.

Les intitulés de poste sont traduits pour ce qu'ils disent et ne sont jamais revalorisés. Un intitulé qui signifie « assistant manager » dans la langue source ne devient pas « manager » en anglais, et un intitulé sans équivalent anglais exact est traduit littéralement, avec le terme d'origine entre crochets lorsque cela aide l'officier à faire le rapprochement. Il en va de même pour les fonctions : des verbes comme « a soutenu », « a coordonné » et « était chargé de » n'ont pas le même sens, et la traduction conserve le verbe choisi par l'employeur. Les dates écrites avec le jour en premier sont lues ainsi : 04/05 dans une lettre brésilienne ou espagnole correspond au 4 mai, et la traduction écrit le mois en toutes lettres pour lever tout doute.

Lettres en anglais avec tampons et en-têtes étrangers

Certains employeurs étrangers rédigent le corps d'une lettre d'expérience en anglais et la signent sur un papier à en-tête local, avec un tampon de l'entreprise dans la langue locale. Le corps du texte n'a pas besoin d'être traduit, mais l'en-tête, le tampon, une note manuscrite ou une ligne imprimée en marge doivent l'être. La réglementation de l'USCIS exige la traduction de tout document contenant une langue étrangère, et un tampon indiquant « Departamento de Recursos Humanos » ou une ligne d'immatriculation dans une autre écriture est du texte en langue étrangère sur une page qui sera examinée dans son ensemble.

La solution habituelle est une traduction de chaque élément en langue étrangère, présentée de façon à ce qu'un officier voie où il se situe sur la page, avec une note précisant que le corps du texte était à l'origine en anglais. Les signatures sont décrites, par exemple « [signature] », et tout ce qui est illisible est marqué « [illegible] » plutôt que deviné. Comme la certification couvre alors la page entière, l'officier n'a pas à se demander si le tampon a été examiné. Un CV traduit qui accompagne la lettre suit la même approche, de sorte que les intitulés de poste et les dates concordent entre les deux documents.

Fiches de paie : retenues, devises et formats des nombres

Une fiche de paie est un tableau de libellés et de montants, et chaque libellé doit être traduit, y compris ceux qui paraissent courants. Les retenues locales, comme les cotisations de sécurité sociale, les caisses de retraite, les cotisations syndicales, les indemnités de repas et les primes légales, portent des noms liés au système de paie du pays. La traduction donne une version anglaise claire de chaque libellé et, lorsque le terme désigne un régime national précis, conserve le nom d'origine entre crochets afin que la ligne puisse être rapprochée de la source. Le salaire brut, les retenues et le salaire net restent dans les mêmes lignes et colonnes que l'original. Pour les sponsors et les cosponsors, ces documents accompagnent souvent un relevé financier traduit, de sorte que les totaux des deux documents doivent concorder.

La devise et le format des nombres demandent de l'attention. De nombreux pays écrivent 1.234,56 là où un lecteur américain attend 1,234.56, et un traducteur qui recopie les chiffres sans vérifier le séparateur peut modifier un montant d'un facteur mille. La devise est nommée comme elle apparaît sur la fiche, et la traduction ne la convertit pas en dollars, car une conversion est un calcul et non une traduction. Les dates de la période de paie, les numéros d'employé et les numéros d'identification de l'employeur sont recopiés exactement.

Contrats de travail : droit applicable, confidentialité et autres clauses

Un contrat de travail est un document juridique, et ses clauses sont traduites littéralement. Les clauses de droit applicable et de juridiction nomment les tribunaux et les lois du pays qui a émis le contrat, et la traduction conserve ces noms au lieu de les remplacer par un équivalent américain. Les clauses de confidentialité, de non-concurrence et de préavis gardent leur structure et leur numérotation d'origine, et les termes définis sont traduits de la même façon chaque fois qu'ils apparaissent. Les annexes, les tableaux, les paraphes sur chaque page et le bloc de signature sont traduits avec le texte principal.

Le portugais est une langue source fréquente pour les documents d'emploi venus du Brésil et du Portugal, et une traduction de contrat juridique du portugais est réalisée à partir du sens d'origine de chaque clause, car des termes qui ressemblent à des mots juridiques anglais peuvent avoir un sens différent en droit local. La page des services de traduction du portugais présente la langue plus largement.

Les noms d'entreprise et les formes juridiques restent tels qu'ils ont été émis

Un nom d'entreprise est un nom propre et n'est pas traduit. La traduction le transcrit tel qu'il est écrit et, lorsque la source utilise une autre écriture, suit une seule translittération pour tout le dossier. Les formes juridiques comme S.A., Ltda., GmbH ou Pvt. Ltd. restent telles qu'elles apparaissent, et une explication en anglais entre crochets n'est ajoutée que si la forme resterait autrement peu claire. Le nom de l'employeur sur la lettre d'expérience, sur les fiches de paie et dans le contrat doit se lire de façon identique en anglais, et il doit correspondre au nom indiqué dans la pétition. L'article de Texliff sur les exigences de l'USCIS en matière de traduction de documents présente la norme générale de certification qui s'applique à tous ces documents.

Ce qu'il faut préparer avant de commander la traduction

Rassemblez les originaux complets ou des scans complets, y compris chaque page de chaque contrat et le verso de toute page portant un tampon ou une note, et demandez à l'avocat ou au représentant accrédité quels documents appartiennent au dossier. Vérifiez que les noms, les intitulés et les dates concordent entre les lettres, les fiches de paie et les contrats, ainsi qu'avec les formulaires, avant le début de la traduction. Nous traduisons chaque document d'emploi avec sa propre certification, et une traduction de contrat juridique suit la même règle pour chaque annexe et chaque bloc de signature.