Preuves secondaires lorsqu'un acte de naissance est introuvable

Lorsqu'une autorité civile ne peut pas délivrer d'acte de naissance, le demandeur démontre que l'acte est indisponible et dépose à sa place des preuves secondaires, et chaque pièce rédigée dans une autre langue exige sa propre traduction anglaise certifiée. L'ensemble comprend généralement une déclaration de l'autorité émettrice, un ou plusieurs documents établis à proximité de la date de naissance, et des déclarations sous serment de personnes qui connaissent les faits.

La réglementation de l'USCIS exige une traduction anglaise intégrale, certifiée complète et exacte par un traducteur qui atteste sa compétence dans les deux langues, pour tout document en langue étrangère d'un dossier. Cette règle s'applique à un registre paroissial ou à une déclaration sous serment manuscrite exactement comme à un acte délivré par l'État. Texliff prépare ce type de traduction certifiée de documents pour l'USCIS, et les sections ci-dessous décrivent l'aspect de chaque pièce d'un ensemble de preuves secondaires une fois traduite.

Comment le Reciprocity Schedule montre qu'un acte de naissance est indisponible

Le Département d'État publie le barème Visa Reciprocity and Civil Documents by Country, qui indique pour chaque pays quels documents d'état civil existent, qui les délivre et quelle version est acceptable. Certaines fiches précisent qu'un acte de naissance est généralement indisponible, par exemple parce que l'enregistrement n'a jamais été universel ou parce que les archives ont été perdues. Les agents d'adjudication de l'USCIS comme les agents consulaires s'appuient sur ce barème ; la fiche du pays du demandeur est donc la première chose à lire.

Une fiche qui décrit un document comme indisponible ne remplace pas les preuves du dossier. Elle explique à l'agent pourquoi un acte principal manque, et ce sont les preuves secondaires qui établissent ensuite les faits de la naissance. L'article sur les documents d'état civil et le Reciprocity Schedule explique plus en détail comment lire une fiche.

La déclaration de l'autorité civile

Si le barème ne tranche pas la question, une déclaration écrite de l'autorité émettrice le peut. Il s'agit généralement d'une courte lettre ou d'un formulaire cacheté indiquant qu'une recherche a été effectuée et qu'aucun acte de naissance n'a été trouvé, ou que le registre de cette année n'existe plus. Certains pays délivrent à cet effet un certificat négatif en bonne et due forme, comme l'attestation de l'autorité statistique philippine selon laquelle aucun acte n'est enregistré.

Malgré sa brièveté, la déclaration exige une traduction complète. La version traduite reprend le nom du bureau, la date de la recherche, les noms et les dates sous lesquels le bureau a effectué sa recherche, le numéro de référence, ainsi que chaque cachet et chaque signature, décrits entre crochets, par exemple [cachet] ou [signature]. Le nom recherché est le point le plus important. Si le bureau a cherché sous une orthographe ou une date différente de celle de la demande, l'agent ne peut voir cet écart que si la traduction reproduit le libellé d'origine.

Registres de baptême, dossiers scolaires et dossiers médicaux comme preuves secondaires

Les preuves secondaires prennent plusieurs formes. Un registre de baptême ou paroissial est souvent une inscription de registre ou un certificat extrait d'un livre paroissial, et les plus anciens peuvent être en latin ou en espagnol. Un dossier d'inscription scolaire indique une date de naissance et les noms des parents, et un dossier d'hôpital ou de clinique indique le lieu de la naissance. Un extrait de recensement ou de livret de famille et un document militaire peuvent aussi mentionner une date de naissance.

Quel que soit le type de document, la traduction suit les mêmes règles de traitement :

• L'organisme émetteur est nommé en entier, avec son en-tête, son adresse et tout numéro d'enregistrement exactement tels qu'ils sont écrits.
• Les dates restent sous la forme indiquée sur la page, et une note précise le calendrier lorsque la source n'utilise pas le calendrier grégorien.
• Les noms apparaissent tels qu'ils sont orthographiés dans la source, la translittération suivant l'orthographe du passeport lorsque les deux ne diffèrent que par l'écriture.
• Les mentions manuscrites, les notes en marge et tout ce qui figure au verso de la page sont traduits, et les mots illisibles sont signalés par [illisible].
• Les champs vides sont présentés comme vides plutôt que supprimés.

Les dossiers scolaires ajoutent un tableau de notes ou un système de notation codé. La traduction reproduit les codes et leur légende tels qu'imprimés, et ne convertit pas les notes, car le document sert à montrer une date de naissance et un établissement, et non un résultat scolaire. Un dossier scolaire peut être traité comme n'importe quel ensemble de relevés de notes traduits. Une note d'hôpital ou de clinique suit les mêmes règles que les autres dossiers médicaux traduits, les noms, les dates et les signatures des médecins étant conservés exactement tels qu'ils apparaissent.

Déclarations sous serment de naissance de deux personnes ayant une connaissance directe des faits

Une déclaration sous serment de naissance est une déclaration signée par une personne qui a une connaissance directe de l'événement, par exemple un proche qui était présent ou un voisin plus âgé qui connaissait la famille. Il est courant de fournir deux déclarations de personnes différentes. Le déclarant indique son nom complet, son lien avec le demandeur et la façon dont il connaît la date et le lieu de la naissance. Ce sont ces trois éléments que l'agent lit pour juger la déclaration ; la traduction les conserve donc exactement tels qu'ils sont écrits, y compris une formule comme « ma belle-sœur » ou « j'étais présent dans la maison ».

Une déclaration sous serment signée à l'étranger peut être rédigée dans la langue du déclarant, à la main, ou dactylographiée par un employé local, et elle comporte généralement des blocs de signature, des cachets et un numéro d'identification. Une traduction certifiée de déclaration sous serment reproduit tout cela. Si la déclaration est rédigée en anglais mais que le signataire ne lit pas l'anglais, un certificat d'interprétation peut aussi être nécessaire, et c'est l'avocat ou le représentant accrédité qui décide de ce qu'il faut soumettre.

La langue ajoute ses propres particularités. Une déclaration ou une déclaration sous serment rédigée en somali exige un traducteur qui conserve les noms, les lieux et les dates approximatives exactement comme la source les donne. La traduction d'acte de naissance en somali de Texliff et ses services de traduction en somali couvrent ce type de preuves.

Comment l'ensemble est certifié

Il est plus sûr de joindre à chaque document sa propre certification. Chaque certification comporte le nom dactylographié du traducteur, sa signature, la date et ses coordonnées, une déclaration de compétence dans les deux langues, une déclaration attestant que la traduction est complète et exacte, et l'identification du document couvert. Une seule feuille qui garantit une pile de documents sans lien entre eux oblige l'agent à deviner quelle certification correspond à quel document.

La certification doit aussi provenir d'une personne indépendante du dossier. Lorsque le demandeur ou un proche la signe, cette personne certifie des preuves dans le dossier du demandeur lui-même, et les agents peuvent lui accorder moins de poids ou la remettre en question. Une société de traduction fournit une certification indépendante du dossier. La traduction automatique ne satisfait pas à l'exigence, car elle ne comporte aucune certification humaine et traite mal les noms, les dates et les abréviations, ce qui pose un grave problème dans un ensemble où ces détails précis constituent la preuve.

Une traduction incomplète ou non certifiée peut amener l'USCIS à émettre une demande de preuves supplémentaires (RFE) ou un avis d'intention de refus (Notice of Intent to Deny), et les agents peuvent aussi rejeter un dossier sans demander au préalable d'autres preuves lorsque les preuves initiales sont insuffisantes. Dans un dossier déjà construit sur des substituts à l'acte principal, un défaut de traduction donne à l'agent une seconde raison de douter du dossier.

Ce qu'il faut préparer avant de commander les traductions

Réunissez la fiche du Reciprocity Schedule, la déclaration de l'autorité et chaque document secondaire en original, avec des scans des deux faces de chaque page. Décidez avec l'avocat ou le représentant accrédité quels documents font partie de l'ensemble, puis envoyez l'ensemble complet en une seule fois afin que les noms et les dates puissent être comparés avant la signature des certifications. Si le dossier repose aussi sur un acte principal qui existe, nous pouvons préparer une traduction certifiée d'acte de naissance à joindre au même dossier.