Tradução de certidão de nascimento retificada para o USCIS: as duas versões

Uma certidão de nascimento retificada ou corrigida é traduzida para que o registro original e a correção apareçam, cada um com a sua data e a autoridade que o fez. Quando o processo no USCIS contém o registro antigo e o novo, o oficial os compara. Uma tradução apenas da versão corrigida deixa o oficial perguntando o que mudou e quem aprovou a mudança.

Três maneiras de um cartório de registro civil corrigir um registro de nascimento

Os cartórios corrigem registros de três maneiras comuns, e cada uma gera um documento diferente. A primeira é a anotação à margem: o cartório escreve a correção ao lado ou abaixo do registro original, muitas vezes com data, assinatura de um oficial e carimbo. Os cartórios de língua espanhola usam termos como rectificación para isso, e outros países têm as suas próprias práticas com outros nomes.

A segunda é a certidão de substituição. O cartório emite um novo documento com os dados corrigidos, e a certidão antiga continua entre os documentos da família. A terceira é a ordem judicial. Um juiz decide que um nome, uma data ou uma filiação está errada, e o cartório então cumpre a ordem anotando o registro ou emitindo um novo. Um mesmo requerente pode acabar com os três documentos para um único nascimento.

Qual deles existe depende do país e do cartório, por isso o requerente deve verificar o que o cartório realmente emitiu antes de pedir qualquer tradução. A Reciprocity Schedule do Departamento de Estado lista quais documentos civis cada país emite e qual versão é aceitável, e tanto os adjudicadores do USCIS quanto os oficiais consulares recorrem a ela.

Tradução de certidão de nascimento com anotação: o registro, a nota e o carimbo

A regulamentação do USCIS exige uma tradução completa para o inglês de qualquer documento em língua estrangeira, certificada como completa e exata, que é o que a tradução certificada de documentos para o USCIS oferece. Para um registro com anotação, completa significa que a entrada impressa é traduzida como está e a anotação à margem é traduzida como um elemento separado, colocada onde fica na página. O tradutor não mistura os dois nem aplica discretamente a correção à linha original.

Suponha que o registro original diga "Jon" e a anotação diga que o nome é "John". A tradução mostra "Jon" no campo do nome e depois apresenta a anotação na posição da margem, indicada como manuscrita se for o caso. A data da anotação, o nome e o cargo do oficial, o cartório e todos os carimbos ou selos são traduzidos ou descritos entre colchetes. Qualquer parte que não possa ser lida é marcada como [illegible] em vez de ser adivinhada. O artigo sobre tradução de carimbos, selos e anotações manuscritas trata dessas marcas com mais detalhes.

O oficial deve conseguir colocar cada linha traduzida ao lado da sua linha de origem, inclusive a margem, de modo que a tradução acompanhe a página de perto o bastante para que uma nota à margem continue na margem.

Certidões de substituição e a ordem judicial por trás de uma correção

Uma certidão de substituição é um documento separado, com a sua própria data de emissão, os seus próprios dados de registro e, muitas vezes, um oficial diferente. Ela recebe a sua própria tradução e a sua própria certificação. Nada da certidão de substituição é levado de volta para a tradução do registro antigo, e nada do registro antigo é levado adiante para o novo. Se a certidão de substituição declarar que cancela ou substitui uma certidão anterior, essa declaração é traduzida como qualquer outra linha.

A ordem judicial também é traduzida na íntegra. O oficial precisa do nome do tribunal, do número do processo, da data, das partes, da fundamentação quando o tribunal a apresenta e da própria determinação, ou seja, a parte que diz ao cartório o que alterar. Selos, assinaturas do escrivão e qualquer nota de que a ordem transitou em julgado fazem parte da tradução. Quando a correção se baseia em depoimentos de testemunhas ou em uma declaração assinada, a tradução de declaração juramentada (affidavit) segue a mesma regra de integralidade, e cada documento em língua estrangeira do conjunto precisa da sua própria certificação.

Por que as duas versões da certidão de nascimento precisam de tradução

Um oficial que vê apenas a certidão corrigida não tem registro da anterior, mas o passaporte, um pedido de visto antigo ou um histórico escolar ainda podem trazer a grafia ou a data originais. A divergência então parece uma inconsistência na identidade do requerente, quando na verdade é uma correção documentada. Com as duas versões e a ordem no processo, cada uma traduzida, o oficial consegue acompanhar o histórico desde o primeiro registro até o atual.

Quando uma tradução está ausente, incompleta ou sem certificação, o USCIS pode emitir um Pedido de evidências (Request for Evidence, RFE) ou uma Notificação de intenção de negar (Notice of Intent to Deny), e os oficiais também podem negar um pedido sem solicitação prévia quando as evidências iniciais são insuficientes. A falta da tradução da versão anterior é uma lacuna fácil de evitar. O advogado ou representante credenciado decide o que apresentar; a empresa de tradução traduz tudo o que for apresentado, de forma completa e de modo que a tradução possa ser conferida com o original.

A tradução automática não atende à exigência. Ela não traz certificação humana e lida mal com nomes, datas e termos jurídicos, justamente os elementos que um registro retificado altera.

Acompanhando o nome, a data ou o genitor corrigido em todo o processo

Um nome corrigido, uma data de nascimento corrigida ou um genitor acrescentado depois devem ser escritos e formatados da mesma maneira na tradução da certidão de nascimento, na tradução da ordem judicial e nos formulários. O passaporte é a exceção. Se ele ainda mostra a grafia antiga, a tradução não a altera, porque o tradutor reproduz o que cada documento diz e o conjunto do processo explica a diferença.

A correção de um nome muitas vezes se liga a um registro separado de mudança de nome. Os documentos de mudança de nome são traduzidos da mesma forma: o nome antigo, o nome novo e a autoridade que aprovou a mudança. O artigo sobre documentos de mudança de nome para o Formulário I-90 mostra como isso funciona em um processo de green card.

O idioma de origem pode mudar o que aparece na página. Uma tradução de certidão de nascimento em espanhol deve trazer qualquer referência que a anotação faça à resolução ou à decisão que a fundamenta. Uma cópia integral polonesa de um registro de nascimento pode incluir averbações posteriores sobre alterações, e os serviços de tradução de polonês traduzem essas averbações junto com o registro principal, em vez de tratá-las como algo secundário.

O que reunir antes de pedir a tradução

Antes de fazer o pedido, o requerente reúne todas as versões do registro: a certidão original, qualquer cópia com anotação, a certidão de substituição e a ordem judicial com o seu status final. Cada página é digitalizada dos dois lados, porque carimbos e notas às vezes ficam no verso. O requerente também confere a entrada da Reciprocity Schedule para o país, para que a versão traduzida seja uma que o USCIS ou o consulado aceite.

A Texliff fornece uma certificação separada para cada documento. A nossa página sobre tradução certificada de certidão de nascimento descreve o que a tradução mostra. O advogado ou representante do requerente pode então decidir quais versões entram no pedido.