Pontos principais
- Uma declaração de imposto estrangeira apresentada ao USCIS precisa de uma tradução completa para o inglês com certificação, cobrindo todas as páginas, anexos e demonstrativos, e não apenas a página-resumo.
- Documentos fiscais estrangeiros aparecem com mais frequência em processos do Formulário I-864 com patrocinadores no exterior, em processos de origem de recursos do EB-5 e do E-2 e, às vezes, como prova nos pedidos N-400 e I-751.
- Declarações anuais, comprovantes de retenção do empregador, certidões negativas de débitos fiscais, recibos de imposto predial e registros de IVA são os documentos fiscais mais vistos em processos de imigração.
- Uma declaração de imposto é traduzida por completo, incluindo os rótulos dos campos do formulário, anotações manuscritas, carimbos, notas de margem e o verso das páginas, e as partes ilegíveis são marcadas como ilegíveis.
- Impostos e deduções sem equivalente nos EUA são descritos em inglês simples, com o nome original entre colchetes, em vez de serem trocados pelo nome de um imposto americano.
- Uma declaração estrangeira não recebe o nome de um formulário americano; a tradução identifica o documento pelo que ele é e mantém o título original entre colchetes logo depois.
- Valores, moeda, separadores decimais e anos fiscais permanecem exatamente como estão escritos, e qualquer conversão de moeda costuma ser preparada por quem faz o pedido ou pelo advogado, como anexo separado.
- Carimbos do governo, selos da repartição fiscal e comprovantes de envio eletrônico são traduzidos, e números de confirmação, datas e horários são copiados exatamente do original.
- Os extratos fiscais (tax transcripts) dos EUA já estão em inglês e não precisam de tradução, então apenas os documentos fiscais em língua estrangeira são enviados à empresa de tradução.
- A tradução automática não tem certificação humana e trata mal números e termos fiscais, por isso não atende à exigência do USCIS para documentos fiscais.
Uma declaração de imposto estrangeira apresentada ao USCIS precisa de uma tradução completa para o inglês, com a certificação da empresa de tradução, e cada valor, moeda e ano fiscal permanece como o original os escreveu. Documentos fiscais não são exigidos em todos os casos, mas aparecem com frequência em processos de renda e de origem de recursos, e uma tradução parcial ou sem certificação deles pode gerar um Pedido de evidências (RFE).
O advogado ou representante credenciado decide se um documento fiscal deve entrar no pedido. O que segue descreve como o documento é traduzido depois de escolhido, dentro de um pedido de tradução certificada de documentos para o USCIS.
Tradução de declaração de imposto estrangeira: onde os documentos fiscais aparecem em processos do USCIS
O cenário mais comum é o Formulário I-864, Declaração de Patrocínio Financeiro (Affidavit of Support), em que um patrocinador que vive ou trabalha no exterior pode usar renda obtida fora dos Estados Unidos e anexar a declaração do país de origem como prova. Processos do EB-5 e do E-2 usam registros fiscais para mostrar de onde veio o dinheiro investido. Um requerente do N-400 que viveu no exterior durante parte do período de residência pode ser questionado sobre impostos, e um casal que apresenta uma petição I-751 pode incluir registros fiscais conjuntos entre as provas de uma vida em comum.
Em todos os casos, o oficial lê inglês. Uma declaração em coreano, espanhol, português ou qualquer outro idioma precisa de uma tradução para o inglês com a certificação do tradutor, e o oficial deve conseguir acompanhar cada valor traduzido sem abrir o original.
Declaração de imposto, comprovante de retenção e certidão negativa: os documentos envolvidos
Cinco tipos de documento fiscal aparecem regularmente. As declarações anuais de imposto de renda são o principal. Os comprovantes de retenção do empregador mostram quanto o empregado ganhou e quanto foi retido durante o ano. As certidões negativas ou de regularidade fiscal são emitidas por uma autoridade tributária para atestar que não há imposto pendente. Os recibos de imposto predial registram um pagamento referente a um imóvel. Os registros e declarações de IVA aparecem quando o patrocinador ou investidor é dono de uma empresa.
Esses documentos raramente vão sozinhos. Um empresário costuma acrescentar o registro da empresa, então um alvará comercial traduzido geralmente fica ao lado dos documentos fiscais. Um patrocinador assalariado costuma juntar à declaração os comprovantes de pagamento, e por isso a tradução de extrato bancário é comum no mesmo conjunto. Balanços auditados anexados a uma declaração são registros financeiros do mesmo tipo, e a tradução de demonstrativo financeiro segue a regra de integralidade descrita a seguir.
Uma declaração de imposto é traduzida por inteiro, com anexos e demonstrativos
As normas do USCIS exigem uma tradução completa para o inglês, e a declaração de imposto não é exceção. Todas as páginas da declaração são traduzidas, junto com os anexos, planilhas de apoio e qualquer folha de rosto. Uma tradução apenas da página-resumo, ou da linha com o imposto final devido, não atende à exigência, porque o oficial não conseguiria compará-la com a fonte.
Tudo o que está na página conta: rótulos dos campos do formulário, títulos impressos, anotações manuscritas, notas de margem, cabeçalhos e rodapés, números de página e qualquer coisa no verso de uma página. Uma parte que não pode ser lida é marcada como "[illegible]" em vez de ser adivinhada. Um campo deixado vazio no original aparece em branco na tradução. A tradução de declaração de imposto em espanhol segue essa mesma regra, assim como uma declaração de qualquer outro país.
Termos fiscais sem equivalente nos EUA são descritos, com o nome original entre colchetes
Muitos países têm impostos, deduções e créditos que não existem nos Estados Unidos. Uma empresa de tradução não deve trocá-los pelo nome de um formulário americano ou de um conceito fiscal americano, porque o oficial passaria a ler algo que o documento não diz. A melhor prática é descrever o imposto em inglês simples e colocar o nome original entre colchetes logo em seguida.
Uma linha com o rótulo de uma contribuição previdenciária nacional local, por exemplo, é traduzida como contribuição obrigatória para a previdência social, com o termo original entre colchetes. O original entre colchetes permite que o oficial, um revisor ou um tradutor posterior veja exatamente o que a fonte dizia.
O nome do formulário recebe o mesmo tratamento. Uma declaração de outro país não é chamada de "1040" ou de "W-2". Ela é nomeada pelo que é, como declaração anual de imposto de renda de pessoa física, seguida do título original entre colchetes.
Valores, moeda e anos fiscais são mantidos como estão escritos
A tradução não converte moeda, não arredonda valores, não recalcula totais nem passa as datas para a ordem americana. Se a declaração está em won coreano, a declaração traduzida mostra won. Se o ano fiscal vai de abril a março, a tradução indica esse período como o documento o indica. Vírgulas decimais e separadores de milhar são transpostos com cuidado, para que um valor escrito de uma forma na fonte não seja lido errado em inglês, e uma nota entre colchetes pode explicar a convenção quando a fonte for ambígua.
Uma conversão de moeda, se o pedido precisar de uma, costuma ser preparada por quem faz o pedido ou pelo advogado como anexo separado, em vez de ficar dentro da tradução certificada. Manter as duas coisas separadas permite que o oficial confira a tradução linha por linha com o original. A tradução de declaração de imposto em coreano ou a tradução certificada do coreano para o inglês funciona da mesma forma para valores em won e datas coreanas.
Carimbos, comprovantes de envio eletrônico e a exceção dos extratos fiscais dos EUA
Carimbos do governo, selos da repartição fiscal e comprovantes de envio eletrônico trazem informações, por isso são traduzidos. Um carimbo de recebimento é descrito com o seu texto, um selo é descrito com a sua redação e uma assinatura aparece como "[signature]". Um comprovante de envio eletrônico geralmente traz um número de confirmação, uma data e um horário, e os três são copiados exatamente. Quando o original é a impressão de um envio on-line, os rótulos e as mensagens de status do portal também são traduzidos.
Os extratos fiscais (tax transcripts) dos EUA são a exceção. Eles já estão em inglês, então não precisam de tradução. Apenas os documentos em língua estrangeira do processo são traduzidos.
Como preparar os documentos fiscais para a tradução
Vale resolver alguns pontos antes de enviar os arquivos para uma empresa de tradução:
- Digitalize todas as páginas da declaração, incluindo anexos, demonstrativos e o verso de qualquer página que tenha carimbo ou nota.
- Dê a cada arquivo o nome do ano fiscal e do período fiscal, para que as páginas traduzidas possam ser associadas ao ano correto.
- Peça um certificado ou declaração à autoridade tributária emissora se faltar algum documento, e guarde a resposta por escrito.
- Confira se os nomes coincidem com a grafia do passaporte, para que a grafia traduzida seja a mesma em todo o processo.
A tradução automática não atende à exigência. Ela não tem certificação humana e costuma tratar mal abreviações, números escritos com separadores locais e os termos jurídicos usados em um formulário fiscal. A Texliff prepara cada documento fiscal com a sua própria certificação, e o conjunto pode ser contratado como tradução de declaração de imposto.