Exigences de traduction du tribunal de l'immigration pour les dépôts

Un tribunal de l'immigration n'accepte un document en langue étrangère que s'il est accompagné d'une traduction en anglais et d'un certificat de traduction dactylographié, signé, indiquant les coordonnées du traducteur et attestant sa compétence et l'exactitude de la traduction. L'Immigration Court Practice Manual fixe cette règle pour les pièces déposées par une partie, et elle diffère de la formulation de l'USCIS sur des points modestes mais concrets.

Certificat de traduction : ce que demande le Practice Manual

L'Immigration Court Practice Manual demande quatre éléments sur le certificat : un texte dactylographié, la signature du traducteur, les coordonnées du traducteur, ainsi qu'une déclaration selon laquelle le traducteur est compétent pour traduire de la langue étrangère vers l'anglais et que la traduction est exacte. Un certificat manuscrit ou une page non signée ne correspond pas à cette description. Le certificat doit aussi nommer le document traduit, afin que le juge et l'avocat du gouvernement puissent relier chaque certificat à la bonne pièce.

L'USCIS formule sa règle différemment. Il parle d'une traduction complète en anglais certifiée comme complète et exacte, accompagnée d'une déclaration sur la compétence du traducteur. Le même contenu de certification convient généralement aux deux, mais une société de traduction qui propose un service de traduction certifiée de documents pour les dépôts auprès des tribunaux doit établir chaque certificat selon le format du tribunal et le comparer au Practice Manual avant de réutiliser un modèle de l'USCIS.

Le mot « complète » a ici le même sens que dans tout autre dépôt. Le corps du texte, les intitulés des champs de formulaire, les tampons, les sceaux, les en-têtes, les pieds de page, les mentions manuscrites, les notes en marge et tout ce qui figure au verso de la page sont traduits. Une signature est décrite par « [signature] », un passage illisible est signalé par « [illegible] » et une section vide est indiquée comme telle. Un résumé ou un extrait d'un long dossier ne satisfera pas à l'exigence, et la mise en page de la traduction doit suivre l'original d'assez près pour que le juge puisse rattacher chaque ligne à sa source.

Certificat d'interprétation pour une déclaration en anglais signée par une personne qui ne parle pas anglais

Il arrive qu'un défendeur signe une déclaration rédigée en anglais par un avocat ou un préparateur, alors qu'il ne comprend pas l'anglais. Une telle déclaration n'est pas une traduction, car il n'existe aucun original en langue étrangère. Le Practice Manual exige ici un certificat d'interprétation, délivré par la personne qui a interprété le contenu pour le signataire.

Les deux certificats correspondent à des situations différentes. Un certificat de traduction couvre un document écrit en langue étrangère, et un certificat d'interprétation couvre un document en anglais que le signataire ne pouvait pas lire. Une déclaration accompagnée du mauvais certificat soulève des questions sur la manière dont le signataire a compris son contenu. Un affidavit traduit relève de la traduction lorsque l'original a été rédigé dans une autre langue, comme pour une traduction d'affidavit en espagnol d'une déclaration écrite en espagnol par un proche. Les lettres de témoins rédigées dans d'autres langues suivent la même règle, et les services de traduction en espagnol couvrent la langue la plus fréquente dans ces dossiers.

Pagination des pièces, index et délais fixés par le tribunal

Le tribunal s'attend à ce que les pièces soient paginées et indexées. Un document traduit est normalement déposé avec son original en langue étrangère et son certificat de traduction, et l'index répertorie chaque élément par nom et par plage de pages. Une numérotation continue sur l'ensemble du dossier permet au juge de citer la « page 142 » sans avoir à chercher.

C'est le tribunal, et non les parties, qui fixe la date limite de dépôt, et la partie signifie une copie du dépôt au gouvernement. L'avocat du gouvernement reçoit donc les mêmes traductions et les mêmes certificats que le juge. Les traductions doivent être terminées avant la date limite, car elles font partie du dépôt et ne peuvent plus être ajoutées une fois les pièces paginées. Une société de traduction doit livrer chaque document sous forme de fichier final avec son certificat joint, afin que l'avocat puisse le paginer et le signifier sans autre modification.

Documents étrangers traduits pour une audience au fond

L'audience au fond est celle où le juge tranche l'affaire sur la base des preuves, et les documents étrangers du dossier se répartissent généralement en cinq groupes.

• Les documents d'identité et d'état civil, tels que les passeports, les actes de naissance et les actes de mariage, établissent l'identité du défendeur.
• Les rapports de police, les plaintes et les dossiers judiciaires proviennent du pays du défendeur.
• Les dossiers médicaux et de suivi psychologique documentent des préjudices passés ou un traitement en cours.
• Les déclarations et les lettres émanent de témoins, de proches et d'organisations.
• Les éléments sur le pays d'origine, tels que les articles de presse et les rapports, ne sont traduits que pour l'article pertinent.

Les dossiers de police et de justice de l'étranger appellent une traduction de casier judiciaire qui reproduit les tampons, les numéros d'affaire et les noms des agents exactement tels qu'ils sont imprimés. Une traduction de dossier médical conserve les diagnostics, les noms de médicaments, les dates et les notes manuscrites tels qu'ils apparaissent, car le juge peut lire le dossier traduit en regard du témoignage du défendeur. L'avocat ou le représentant accrédité décide des documents à déposer, et la société de traduction traduit ce qu'on lui remet. L'article précédent de Texliff sur les déclarations d'asile et les preuves à l'appui traite plus en détail du volet des déclarations de ces preuves.

Traductions corrigées déposées comme nouvelle pièce

Il arrive que des erreurs soient découvertes après le dépôt d'une traduction, comme une date mal lue, un nom mal orthographié ou un tampon oublié. La traduction corrigée est déposée comme une nouvelle pièce, avec son propre certificat de traduction et sa propre place dans l'index. Le dossier montre alors ce que le tribunal a reçu au départ et ce qui l'a remplacé.

La société de traduction fournit le texte corrigé, un nouveau certificat et une courte note énumérant ce qui a changé. L'avocat au dossier décide de la manière et du moment de le déposer, y compris s'il faut demander l'autorisation du juge lorsque la date limite est passée. Remplacer une page à l'intérieur d'une pièce déjà signifiée laisse le tribunal et le gouvernement avec des versions différentes de la même pièce ; une correction n'est donc jamais substituée discrètement.

Traduction automatique et signataire du certificat

La traduction automatique ne comporte aucune certification humaine et traite mal les noms, les dates, les abréviations et les termes juridiques ; elle ne satisfait donc pas à l'exigence du certificat. Un certificat signé par le défendeur ou par un proche a aussi peu de force, car cette personne certifie une preuve dans sa propre affaire, et un juge peut lui accorder moins de poids. Une société de traduction fournit un certificat indépendant de l'affaire.

Avant de passer commande, classez les documents originaux dans l'ordre où ils apparaîtront dans l'index, indiquez lesquels nécessitent un certificat de traduction et quelles déclarations nécessitent un certificat d'interprétation, et notez la date limite fixée par le juge. Notre service de traduction de documents d'asile prépare des certificats au format du tribunal, et l'avocat au dossier doit confirmer la liste définitive des pièces avant tout dépôt.