Acte de naissance enregistré tardivement et USCIS : comment le document est traduit

Un acte de naissance enregistré tardivement se traduit comme tout autre document d'état civil, avec une particularité : la version anglaise doit faire apparaître deux dates, le jour où la personne est née et le jour où la naissance a été inscrite à l'état civil. L'USCIS et les agents consulaires examinent l'écart entre les deux, c'est pourquoi la traduction reprend les deux, ainsi que le motif donné par le registre pour l'inscription tardive.

Acte de naissance enregistré tardivement : ce que montre le document

Une naissance est enregistrée tardivement lorsqu'elle n'a pas été déclarée dans le délai prévu par la loi locale. De nombreux pays ont une procédure pour ce cas. Au Mexique, il s'agit du registro extemporáneo, et les registres hispanophones d'ailleurs emploient des termes comme declaración tardía ou inscripción tardía. Les Philippines et Haïti délivrent aussi des documents de ce type. L'acte ressemble beaucoup à un acte ordinaire, sauf qu'il indique une date d'enregistrement postérieure de plusieurs années à la naissance et qu'il nomme souvent la personne qui s'est présentée pour la déclarer.

Un agent peut voir dans un long délai une raison d'examiner le document plus attentivement et peut demander d'autres preuves établies près de la date de la naissance. Une traduction ne peut pas combler cet écart, et elle ne doit pas essayer. Son rôle est de permettre à l'agent de voir exactement ce que le registre a écrit.

Comment la date de naissance et la date d'enregistrement apparaissent dans la traduction

L'acte indique généralement plusieurs dates à différents endroits : la date de naissance, la date d'enregistrement, la date de délivrance de l'acte lui-même et parfois la date d'un jugement. Une traduction soignée conserve chaque date sous l'intitulé que donne le document source et les écrit toutes dans le même ordre mois, jour, année que celui utilisé dans le reste du dossier. Si l'original écrit le mois en toutes lettres ou place le jour en premier, la traduction ne change jamais pour autant la correspondance entre chaque date et son intitulé.

La traduction reprend aussi les termes exacts du registre pour le type d'inscription. Si le document source indique enregistrement différé, enregistrement tardif ou acte reconstitué, l'anglais dit la même chose et ne l'abrège pas en « birth certificate ». Un traducteur qui supprime cette mention a retiré une information que l'agent a le droit de voir, et la traduction n'est plus complète au sens où l'USCIS l'exige.

Le déclarant et le fondement de l'enregistrement tardif

Les inscriptions tardives nomment normalement le déclarant, c'est-à-dire le parent, le proche ou la personne qui a demandé l'enregistrement, et elles précisent sur quoi le registre s'est appuyé. Ce fondement peut être un jugement, un dossier d'hôpital ou de sage-femme, un acte de baptême ou des déclarations signées de témoins. Chacun figure dans la traduction dans l'ordre où l'acte le mentionne, les noms, les numéros d'identification et les services émetteurs étant laissés tels qu'écrits.

Les noms demandent une attention particulière. Les deux noms de famille d'un déclarant ou le nom de jeune fille d'une mère doivent être translittérés de la même manière partout dans le dossier. Lorsque le document source orthographie un nom de deux façons sur la même page, la traduction montre les deux et n'en choisit pas une. L'article sur les actes de naissance intégraux et abrégés explique quelle version commander. Le barème de réciprocité (Reciprocity Schedule) du Département d'État indique, pays par pays, quels documents d'état civil existent et quelle version est acceptée, et les demandeurs doivent donc le consulter avant de commander.

Pièces jointes et mentions marginales d'un enregistrement tardif

Certains enregistrements tardifs sont accompagnés de pièces jointes à l'acte ou fixées sur celui-ci : une copie du jugement, les déclarations des témoins, une note d'hôpital. Lorsqu'elles font partie de la copie certifiée délivrée par le registre, elles sont traduites avec elle. Les mentions marginales fonctionnent de la même façon. Une ligne en marge qui consigne une correction ultérieure, ou une note indiquant que l'inscription a été faite en vertu d'une décision judiciaire, fait partie de la page et apparaît dans la traduction à l'endroit où elle se trouve sur le document source.

Les tampons, les sceaux et les signatures sont décrits entre crochets, par exemple [sceau de l'état civil] ou [signature], et tout ce qui est illisible est signalé par [illisible] plutôt que deviné. Si le verso de la page porte une annotation, elle est traduite aussi. Sur un acte mexicain, le numéro CURP et les éventuels numéros de folio du registre sont reproduits exactement. Les demandeurs ayant des actes mexicains ou centraméricains auront généralement besoin d'une traduction d'acte de naissance en espagnol pour l'acte principal.

Documents à l'appui et leurs propres traductions

Lorsque l'enregistrement est tardif, un agent peut s'attendre à voir des documents établis plus près de la naissance ou pendant l'enfance. Les registres de baptême ou d'église, les dossiers scolaires et les dossiers médicaux en sont les exemples habituels. Chacun de ceux qui ne sont pas en anglais nécessite sa propre traduction certifiée, et chaque traduction porte sa propre certification. Une certification par document, plutôt qu'une pour l'ensemble, est la pratique la plus sûre, car l'agent peut alors rattacher chaque document à l'attestation du traducteur.

Un acte de baptême est traduit pour ce qu'il dit : le nom de l'enfant, la date du baptême, les parents, les parrain et marraine et l'église. La traduction de dossiers médicaux anciens couvre les carnets de clinique, les carnets de vaccination et les comptes rendus de sortie d'hôpital, et les mentions manuscrites sont traduites telles qu'elles sont écrites. Si le demandeur s'appuie aussi sur des déclarations de proches ou de voisins qui se souviennent de la naissance, celles-ci passent par la traduction de déclarations sous serment, avec chaque déclaration, chaque signature et chaque date. L'article sur les preuves secondaires lorsqu'un acte de naissance n'est pas disponible traite du cas distinct où il n'existe aucun document principal.

Faire concorder les noms et les dates dans tout le dossier traduit

L'enregistrement tardif, l'acte de baptême et le dossier scolaire doivent indiquer le même nom, les mêmes parents et la même date de naissance, et les traductions doivent les rendre avec la même orthographe. Lorsque les documents d'origine se contredisent, les traductions laissent la contradiction visible. Le traducteur n'atténue pas les différences et ne les explique pas, et c'est l'avocat ou le représentant accrédité qui décide de ce qui sera déposé.

La traduction automatique n'est pas une option pour ce travail, car elle traite mal les noms, les dates et les abréviations et ne comporte aucune certification. Une société de traduction qui travaille à partir de la langue d'origine, qu'il s'agisse de l'espagnol, du créole haïtien ou du tagalog, peut harmoniser les orthographes dans l'ensemble des documents. Texliff traite ces actes d'état civil dans le cadre de sa traduction certifiée de documents pour l'USCIS, et ses services de traduction en espagnol couvrent les actes mexicains et centraméricains.

Avant de commander, procurez-vous l'acte intégral, faites des scans nets qui incluent le verso de chaque page et les pièces jointes, et rassemblez les documents à l'appui. L'acte d'enregistrement peut alors partir en traduction certifiée d'acte de naissance avec les pièces justificatives, de sorte que l'ensemble revienne avec des orthographes concordantes.