Points clés
- Un certificat de résidence est traduit intégralement en anglais avec une attestation signée, car l'USCIS exige une traduction complète et exacte de chaque document en langue étrangère qu'il reçoit.
- Les certificats portent des noms tels que certificado de residencia, Meldebescheinigung ou attestation de résidence, et les cachets, les signatures et les mentions manuscrites d'un employé font tous partie de la traduction.
- Les justificatifs de résidence appuient des dossiers tels que le N-600, le N-600K, le formulaire I-130, le TPS et les demandes d'asile, et c'est l'avocat ou le représentant accrédité qui décide si tel justificatif est déposé.
- Les noms de rue, les numéros d'immeuble et les codes postaux sont reproduits tels qu'ils sont écrits, et les noms en alphabet non latin sont translittérés de la même façon sur chaque page du dossier.
- Les unités administratives, comme les districts, les provinces ou les préfectures, reçoivent un seul terme anglais retenu et utilisé partout, avec le nom d'origine conservé à côté lorsqu'il n'existe pas d'équivalent anglais clair.
- Les adresses doivent être orthographiées de la même façon dans la traduction du certificat, dans celle du passeport et dans les autres pièces, afin qu'un agent ne soupçonne pas deux lieux différents.
- Les dates d'enregistrement, de radiation et de délivrance sont distinguées et libellées comme le fait le formulaire, avec les mois écrits en toutes lettres lorsque les chiffres seuls pourraient se lire dans deux ordres.
- Les mentions illisibles sont indiquées par [illegible] et les champs de radiation vides sont signalés comme vierges, car omettre l'un ou l'autre en silence supprime une information que l'agent verrait autrement.
- Un historique d'adresses sur plusieurs années est traduit ligne par ligne dans l'ordre d'origine, car ne traduire que les années pertinentes constitue une traduction partielle qui ne satisfait pas à l'exigence.
- Les baux, les factures de services publics et les déclarations écrites qui accompagnent le certificat sont chacun traduits et certifiés séparément, avec l'adresse rendue de manière identique dans tous.
Un certificat de résidence est traduit comme tout document en langue étrangère déposé auprès de l'USCIS : intégralement, en anglais, avec une attestation signée du traducteur. Le document indique où une personne a vécu et pendant quelle période. Les adresses, les noms des unités administratives et les dates d'enregistrement portent donc l'essentiel de son sens, et chacun doit être rendu avec exactitude et toujours de la même manière.
Ce que contient un certificat de résidence et comment on l'appelle
Dans de nombreux pays, les résidents sont enregistrés auprès d'une commune, d'un poste de police ou d'un registre de population, et le bureau délivre un extrait sur demande. Les noms varient : certificado de residencia ou constancia de domicilio dans les pays hispanophones, Meldebescheinigung en Allemagne, attestation de résidence dans les pays francophones et certificato di residenza en Italie. L'Europe de l'Est et l'Asie ont leurs propres extraits d'enregistrement, délivrés par les bureaux locaux d'enregistrement et souvent tamponnés sur chaque page.
La plupart de ces certificats indiquent le nom et la date de naissance du titulaire, l'adresse enregistrée, la date d'enregistrement, le bureau émetteur, un cachet, une signature et la date de délivrance. Certains mentionnent aussi une date de radiation, une adresse précédente ou les autres membres du foyer. Chacun de ces éléments doit figurer dans la traduction, y compris le texte du cachet et toute ligne manuscrite ajoutée par un employé. La réglementation de l'USCIS exige une traduction anglaise complète de tout document en langue étrangère, accompagnée de l'attestation du traducteur certifiant que la traduction est complète et exacte et qu'il maîtrise les deux langues.
Quels dossiers utilisent des justificatifs de résidence
Les justificatifs de résidence sont des preuves complémentaires, et c'est le dossier qui détermine le poids qu'ils ont. Dans un dossier N-600 ou N-600K, ils peuvent aider à établir la présence physique d'un parent ou la garde et la résidence d'un enfant. Dans un dossier I-130, ils peuvent documenter le lieu de vie d'un parent ou d'un proche. Les dossiers de TPS et d'asile s'en servent pour rattacher une personne à un lieu et à une période, et les dossiers de dispense pour difficultés excessives en incluent parfois pour montrer les liens familiaux. Savoir si un justificatif est utile relève de l'avocat ou du représentant accrédité qui prépare le dossier. Le rôle de l'entreprise de traduction commence une fois le document choisi. Les documents des parents pour un dossier N-600 sont traités dans l'article sur les documents des parents pour le N-600, et le service général est décrit sur la page consacrée à la traduction certifiée de documents pour l'USCIS.
Comment les adresses et les unités administratives sont traduites
Les noms de rue, les numéros d'immeuble, les numéros d'appartement et les codes postaux sont reproduits tels qu'ils apparaissent, car l'adresse doit correspondre à l'original si quelqu'un la vérifie. Les mots descriptifs de l'adresse, comme « rue » ou « avenue », peuvent être traduits, mais le nom propre de la rue garde son orthographe d'origine. Lorsque l'écriture n'est pas latine, le nom est translittéré et la même translittération est employée sur chaque page.
Les unités administratives sont la partie la plus délicate. Une commune, un district, un canton, une province, une préfecture ou un oblast n'a pas d'équivalent anglais unique et fixe. L'entreprise de traduction choisit donc un terme anglais pour chaque type d'unité et l'emploie dans tout le document. Lorsque l'unité n'a pas d'équivalent anglais clair, le nom d'origine reste dans le texte à côté du terme anglais. La même adresse doit aussi être orthographiée comme dans la traduction du passeport du demandeur et dans les autres pièces du dossier, car un agent qui trouve deux orthographes d'une même ville peut se demander si les documents décrivent deux lieux.
Dates d'enregistrement et de radiation
Un certificat de résidence comporte généralement plusieurs dates qui ont des sens différents : la date à laquelle la personne s'est enregistrée à l'adresse, la date de radiation ou de départ, et la date de délivrance du certificat lui-même. La traduction les distingue et libelle chacune comme le fait le document. Les ordres jour-mois-année et mois-jour-année se confondent facilement lorsqu'une date est écrite uniquement en chiffres. Une traduction soignée écrit donc le mois en toutes lettres ou suit une convention unique, clairement indiquée, dans tout le document.
Les mentions de radiation sont souvent tamponnées ou écrites à la main en marge, et elles peuvent être difficiles à lire. Toute partie illisible est indiquée par « [illegible] » au lieu d'être devinée, et un champ de radiation laissé vide est signalé comme vierge. Un champ vierge renseigne l'agent, et un traducteur qui l'omet en silence retire cette information du document.
Extraits historiques couvrant de nombreuses années
Certains bureaux délivrent un historique d'adresses, avec une ligne pour chaque déménagement sur dix, vingt ans ou plus. La traduction couvre chaque ligne, dans l'ordre d'origine et avec les mêmes colonnes, afin qu'un agent puisse placer l'original à côté du texte anglais et faire correspondre chaque entrée. Ne traduire que les lignes des années pertinentes pour le dossier produit une traduction partielle, et l'USCIS ne considère pas une traduction partielle comme satisfaisant à l'exigence.
Un long extrait demande aussi des numéros de page et une fin clairement indiquée. La traduction comprend toutes les pages, avec tout pied de page, numéro de référence ou mention de validité imprimé sur la dernière page.
Associer le certificat à des baux, des factures et des déclarations
Un certificat prouve un enregistrement, ce qui n'est pas toujours la même chose que vivre à l'adresse. Un dossier peut donc y ajouter des baux, des factures de services publics, des lettres d'école ou des déclarations écrites. Chaque document est traduit et certifié séparément, et l'adresse de chacun est rendue de manière identique à celle du certificat. L'article sur les contrats de bail, actes de propriété et factures de services publics traite ces documents en détail.
Une déclaration écrite d'un proche, d'un propriétaire ou d'un voisin qui sait où la personne a vécu est un autre complément fréquent. Lorsqu'elle est rédigée en langue étrangère, elle reçoit le même traitement que le certificat. Une déclaration en allemand, par exemple, est traduite par la même équipe qui assure les services de traduction en allemand pour le reste du dossier. Pour ce type de déclaration, la page sur la traduction d'attestation sur l'honneur (affidavit) décrit ce que l'attestation de certification doit comprendre.
Avant de passer commande, numérisez entièrement le certificat, recto et verso, et rassemblez toutes les pages jointes. Les documents qui vont ensemble, comme l'extrait et le bail, doivent être envoyés en un seul lot afin que l'adresse soit cohérente dès le départ. Nous préparons chaque document avec sa propre attestation de certification. La page sur la traduction de contrat de location montre ce que cela donne pour le bail qui accompagne habituellement un certificat de résidence.