Pontos principais
- A certidão de inexistência é uma declaração do cartório de que a busca não encontrou nenhum registro, e o USCIS exige uma tradução certificada completa para o inglês, como em qualquer outro documento em idioma estrangeiro.
- A declaração é a prova de que o registro primário não está disponível, que é a condição para apresentar provas secundárias no lugar dele.
- O nome varia de país para país, da constancia de inexistencia mexicana ao certificat de non-inscription francês, mas a maioria das declarações lista os mesmos dados pesquisados e as mesmas autoridades.
- A tradução reproduz exatamente como consta no original o nome pesquisado, os anos, os livros consultados, o nome e o cargo do responsável, o número de referência e a data de emissão.
- Se a grafia ou os anos pesquisados não coincidirem com o pedido, o requerente deve solicitar ao cartório uma declaração corrigida, em vez de pedir que o texto em inglês seja alterado.
- Carimbos e assinaturas são descritos entre colchetes no lugar onde aparecem, os números de referência são copiados caractere por caractere e os trechos que não podem ser lidos são marcados como [ilegível].
- A tabela de reciprocidade do Departamento de Estado mostra quais documentos existem em cada país e quais versões são aceitas, por isso o requerente deve consultá-la antes de encomendar uma tradução.
- Quando um órgão se recusa a emitir uma declaração, o requerente pode descrever a tentativa em uma declaração escrita, e parentes com conhecimento pessoal dos fatos podem acrescentar as suas, todas traduzidas por completo.
- Qualquer resposta do cartório, mesmo um comunicado de recusa ou um comprovante do pedido, deve ficar no processo e entrar no pedido de tradução.
- A declaração negativa é apresentada junto com as provas secundárias, e cada item em idioma estrangeiro desse conjunto precisa da sua própria tradução certificada, com nomes e datas consistentes.
A certidão de inexistência é uma declaração de um cartório de registro civil de que ele procurou um registro e não encontrou nada. As normas do USCIS exigem uma tradução certificada completa para o inglês, como para qualquer documento em idioma estrangeiro de um pedido, e a tradução traz a certificação do tradutor quanto à sua competência e à exatidão do texto, igual a qualquer tradução certificada de documentos para o USCIS. A declaração é importante porque comprova que um registro primário, geralmente uma certidão de nascimento ou de casamento, não está disponível, que é a condição para recorrer a provas secundárias.
O que diz uma certidão de inexistência
O nome do documento muda de país para país. Os órgãos mexicanos emitem uma constancia de inexistencia de registro, que é traduzida pelas mesmas regras de uma tradução de certidão de nascimento em espanhol. As prefeituras francesas podem emitir um certificat de non-inscription, e as autoridades filipinas emitem uma certificação de que nenhum registro de nascimento foi encontrado. Alguns países enviam, em vez disso, uma carta comum do oficial de registro ou do arquivo, informando que o livro foi destruído, perdido ou nunca foi mantido para aquele local e ano.
Seja qual for o título, a maioria dessas declarações tem as mesmas partes. Elas informam o nome pesquisado, a data ou os anos pesquisados, o local, os livros que o órgão consultou, o resultado, o nome e o cargo do responsável, um número de referência e a data de emissão. Cada uma dessas partes é uma evidência, então cada uma precisa aparecer no texto em inglês.
Por que o nome e as datas pesquisados precisam coincidir com o pedido
O oficial lê a declaração em conjunto com o formulário e o restante do processo. Se o cartório pesquisou uma grafia do nome e o pedido usa outra, a declaração pode parecer uma prova sobre outra pessoa. O mesmo problema ocorre quando os anos pesquisados não cobrem a data de nascimento informada no formulário, ou quando o local da declaração é um povoado e o pedido cita a cidade mais próxima.
A tradução não pode corrigir essa divergência e não deve tentar. O tradutor escreve os nomes, os anos e os locais exatamente como constam no original, com uma transliteração que segue a grafia do passaporte quando o original está em um alfabeto não latino. Se a declaração estiver errada, o requerente pede ao cartório uma versão corrigida antes de encomendar a tradução. Alterar em inglês os dados pesquisados resultaria em um documento que não corresponde mais ao original que o oficial pode pedir para ver.
Como a tradução trata carimbos, assinaturas e números de referência
Uma certidão negativa é curta, muitas vezes de uma única página, e boa parte da sua autoridade está no carimbo, na assinatura e no número. A tradução descreve cada um deles entre colchetes no lugar onde aparece, por exemplo [carimbo redondo do cartório de registro civil, texto: ...] e [assinatura]. Números de referência, números de livro e folha e números de registro são copiados caractere por caractere. Anotações manuscritas são traduzidas, e tudo o que não puder ser lido é marcado como [ilegível], em vez de ser adivinhado.
O layout também importa. A página em inglês deve seguir o original de perto o bastante para que o oficial encontre, nas duas versões, a linha com o resultado e a linha com o nome do responsável. Uma tradução certificada de certidão de nascimento em francês e um certificat de non-inscription em francês podem ser apresentados juntos, então a mesma grafia de nomes e o mesmo formato de data devem valer nos dois. Quanto ao idioma em si, a tradução certificada do francês para o inglês mantém consistentes, nos dois documentos, termos de registro como état civil e registre.
Onde a inexistência pode ser comprovada
A declaração do órgão emissor é a prova mais direta, mas não é a única forma. O Departamento de Estado publica a tabela Visa Reciprocity and Civil Documents by Country, que lista, para cada país, quais documentos existem e quando um registro geralmente não está disponível. Os requerentes consultam a página do país na tabela de reciprocidade antes de encomendar qualquer coisa, porque ela também mostra qual versão de uma certidão é aceita. Quando o cartório também emitiu um registro tardio ou parcial, esse registro vai no mesmo conjunto da declaração negativa.
A escolha da prova depende do país e do caso, e quem decide o que apresentar é o advogado ou o representante credenciado. A empresa de tradução só precisa receber todas as páginas que comprovam a inexistência, inclusive as que mostram um pedido anterior ou uma recusa.
Quando o órgão não emite uma carta
Alguns cartórios se recusam a escrever uma declaração negativa, dizem que não é possível fazer a busca ou simplesmente não respondem. Nessa situação, o requerente pode descrever a tentativa em uma declaração escrita, indicando o órgão contatado, a data e a resposta recebida, e parentes com conhecimento pessoal dos fatos podem acrescentar as suas próprias declarações. Uma tradução de declaração juramentada (affidavit) segue as mesmas regras de qualquer outra, então uma declaração escrita em outro idioma é traduzida por completo, com o bloco de assinatura e a data.
Qualquer resposta escrita do órgão, mesmo um comunicado de recusa ou um comprovante do pedido, deve ficar no processo e entrar no pedido de tradução. Uma recusa curta pode trazer os mesmos fatos de uma certidão formal, como o nome pesquisado, a data e o carimbo do órgão.
Pareamento da certidão negativa com provas secundárias
A declaração negativa não comprova o fato por si só. Ela é apresentada junto com provas secundárias, como registros de batismo ou escolares, registros médicos ou declarações de pessoas que estavam presentes ou têm conhecimento pessoal dos fatos. Cada item em idioma estrangeiro desse conjunto precisa da sua própria tradução certificada, e as datas e os nomes de todos eles devem ser consistentes com a declaração negativa. O artigo separado sobre provas secundárias para uma certidão de nascimento indisponível trata dos documentos em si.
A mesma abordagem vale para outros registros civis. Um registro de casamento que não é encontrado no cartório do local onde o casamento ocorreu exige a mesma declaração de inexistência e uma tradução de certidão de casamento de qualquer registro substituto. Qual substituto o USCIS ou o consulado aceitará depende do caso.
O que reunir antes de encomendar
Digitalize a declaração inteira, frente e verso, com os carimbos legíveis, e envie o formulário do pedido ou a grafia do passaporte para que o nome possa ser conferido. Guarde qualquer carta que mostre a data do pedido e a resposta do órgão. A Texliff prepara uma certificação separada para cada documento, de modo que a declaração e as provas secundárias possam ser conferidas uma a uma. Se um registro substituto foi emitido, a sua tradução certificada de certidão de nascimento vai no mesmo pedido.