Tradução de documentos do visto E-1: faturas, remessas e contratos

Um caso E-1 baseado em registros comerciais estrangeiros exige que todo registro em outro idioma seja traduzido integralmente para o inglês, com a certificação do tradutor anexada. O local do pedido define a regra: o USCIS exige inglês para tudo o que recebe, enquanto um consulado exige traduções certificadas apenas dos documentos que não estejam em inglês nem no idioma oficial do país onde o requerente faz o pedido.

O status E-1 se baseia no comércio entre os Estados Unidos e o país do tratado, então as provas são, em sua maioria, documentos comerciais. Os documentos vêm da empresa do país do tratado, de seus clientes, de suas transportadoras e de seus bancos, e poucos estão em inglês. O advogado ou representante credenciado decide quais apresentar. A empresa de tradução traduz cada documento escolhido de forma completa e consistente.

Tradução de documentos do visto E-1: quais registros costumam estar em outro idioma

Um pedido E-1 vai para um consulado, onde o requerente preenche o DS-160, ou para o USCIS por meio do Formulário I-129, quando a pessoa já está nos Estados Unidos e pede uma mudança de status. As provas comerciais são semelhantes nos dois caminhos. Um consulado pode aceitar um documento no idioma oficial local, mas um oficial do USCIS não aceita, e quem pode passar de um caminho para o outro fica mais seguro com versões em inglês em tudo.

Os registros que mais precisam de tradução são estes:

• Faturas comerciais e pedidos de compra entre a empresa do país do tratado e seus clientes ou fornecedores nos Estados Unidos.
• Conhecimentos de embarque, conhecimentos aéreos, listas de embalagem e declarações aduaneiras que mostram mercadorias cruzando a fronteira.
• Confirmações de transferência bancária e avisos de remessa que mostram o pagamento dessas mercadorias.
• Contratos de distribuição, representação e fornecimento, com seus anexos e aditivos.
• O extrato de registro da empresa, o estatuto, os registros de sócios e as demonstrações financeiras anuais.

Cada um deles é um documento separado, e uma certificação separada para cada um é a prática mais segura. A tradução automática de um lote de faturas não atende à exigência, porque não traz certificação humana e erra números, abreviações e nomes de empresas.

Tradução de faturas e pedidos de compra em grande volume

Um processo comercial pode conter centenas de faturas. A empresa de tradução trata cada uma como um documento completo, de modo que cada item, descrição de unidade, quantidade, data e total é traduzido, junto com o cabeçalho, as condições de pagamento, os dados bancários, o rodapé e qualquer carimbo ou assinatura, que é descrito entre colchetes. Nada é omitido por repetir a fatura anterior.

A moeda é mantida como impressa. Se uma fatura mostra um código ou símbolo de moeda, a tradução mostra o mesmo, e os valores não são convertidos em dólares nem recalculados. Os números mantêm os separadores originais para que o oficial possa compará-los com o original, com uma nota quando uma vírgula representa o separador decimal. As datas são convertidas para um formato claro único, e a data da fatura, a data de remessa e a data de vencimento nunca são misturadas.

Nomes de produtos e códigos de peças permanecem como escritos, com uma versão em inglês das palavras descritivas ao lado quando o original usa uma palavra e não um código. Quando o mesmo item aparece em quarenta faturas, ele é traduzido da mesma forma nas quarenta. Um glossário criado no início do projeto mantém a redação consistente entre tradutores e lotes.

Conhecimentos de embarque, conhecimentos aéreos e declarações aduaneiras

Os documentos de remessa são densos em códigos, abreviações e caixas. Um conhecimento de embarque tem blocos de remetente e destinatário, campos de navio e viagem, nomes de portos, números de contêiner e de lacre e uma descrição das mercadorias, e um conhecimento aéreo tem o seu próprio conjunto de caixas. A tradução segue o layout do original para que cada caixa traduzida fique no mesmo lugar da caixa de origem.

Números de contêiner, classificações tarifárias e números de referência aduaneira são copiados exatamente. Uma abreviação só é expandida quando o original traz informação suficiente para isso; caso contrário, permanece como escrita e uma nota entre colchetes diz o que o tradutor pôde e não pôde confirmar. As declarações aduaneiras costumam ter vários carimbos e anotações manuscritas de despachantes. Cada um é descrito ou traduzido, e as partes ilegíveis são marcadas como "[illegible]" (ilegível) e não são adivinhadas.

As confirmações de transferência bancária são tratadas linha por linha da mesma forma. Nomes de titulares, texto de referência e datas de valor são reproduzidos como impressos. Um extrato completo do mesmo banco segue a abordagem usada na tradução de extrato bancário.

Contratos de distribuição e outros contratos, cláusula por cláusula

Um contrato de distribuição ou fornecimento é traduzido cláusula por cláusula, na ordem do original, com a numeração, os títulos, as definições e os anexos originais preservados. As cláusulas de exclusividade, território, prazo e pagamento têm significado jurídico, por isso um único termo em inglês é usado para cada termo definido sempre que ele aparece. Blocos de assinatura, rubricas em cada página e selos são descritos. Uma tradução de contrato jurídico em japonês, por exemplo, mantém o selo da empresa e a data da assinatura na forma usada pelo original, e a página de serviços de tradução de japonês trata dos outros documentos que normalmente acompanham esse contrato.

Os aditivos e as cartas complementares devem ser traduzidos junto com o contrato principal, porque um oficial que leia apenas o contrato pode não perceber uma alteração feita em outro documento. As páginas que contêm apenas uma assinatura, ou que estão em branco, também são traduzidas e identificadas como tal, já que a tradução precisa corresponder ao número de páginas do original.

Nomes de empresas, formas jurídicas e registros cadastrais

As provas comerciais remetem à empresa, então o nome dela precisa ser o mesmo nas faturas, nos contratos, no extrato de registro e nas demonstrações financeiras. A empresa de tradução escolhe uma única versão em inglês no início e a usa em todos os documentos. Formas jurídicas como GmbH, K.K., S.A. ou Co., Ltd. permanecem na forma original e não são trocadas por um equivalente americano. Quando o registro mostra um nome oficial em inglês, esse nome é usado e o original aparece ao lado.

Os registros cadastrais respondem a uma pergunta diferente da das faturas. Uma tradução de alvará de funcionamento ou de um extrato do registro mostra quem é o dono e quem administra a empresa e quando ela foi constituída. As demonstrações anuais exigem uma etapa à parte, e a tradução de demonstrações financeiras mantém cada tabela, nota e parecer do auditor na ordem do original, sem arredondar nem reapresentar nenhum valor.

O E-1 e o E-2 costumam ser confundidos porque ambos são categorias de tratado. O E-1 depende do comércio, por isso os registros de remessa e faturamento predominam, enquanto o E-2 depende de investimento, por isso os documentos de propriedade e de origem dos fundos predominam. Esses documentos são tratados no artigo sobre tradução de documentos do visto E-2.

Como indexar um conjunto grande para que o oficial encontre cada documento

Em um conjunto grande, a ordem importa tanto quanto a exatidão. Cada documento de origem é associado à sua tradução e à sua certificação, e os pares são numerados em uma única sequência. Um índice lista o número, o tipo de documento, a data, as partes e o número de páginas, para que o oficial possa ir de uma linha do índice até a fatura ou o conhecimento de embarque exato. Os documentos de uma mesma remessa, ou seja, o pedido de compra, a fatura, o documento de remessa e a confirmação de pagamento, são agrupados para que a transação possa ser acompanhada do pedido ao pagamento.

Nomes de arquivo consistentes ajudam quando o conjunto é enviado ao USCIS ou subido em um portal consular. As páginas traduzidas seguem a ordem das páginas dos originais, e uma página ausente ou ilegível no original é indicada na tradução e não é ignorada.

Antes de fazer o pedido, o escritório de advocacia deve confirmar a lista final de documentos a traduzir e reunir digitalizações completas e legíveis de todas as páginas, incluindo os versos das páginas que têm carimbos. A Texliff oferece tradução certificada de documentos para o USCIS com uma certificação para cada documento do conjunto.