Tradução de registro familiar para o USCIS: hukou, koseki e livros de família

Um registro familiar pode servir como prova de vínculos familiares em um pedido ao USCIS, desde que o registro inteiro seja traduzido para o inglês e a tradução traga a certificação do tradutor. Se o registro vale por si só ou se o requerente também precisa apresentar uma certidão de nascimento ou de casamento separada depende do país, e a tabela Visa Reciprocity and Civil Documents by Country, do Departamento de Estado, é o lugar para conferir.

Esses registros têm muitos nomes. Entre eles estão o hukou chinês, o koseki japonês, o sổ hộ khẩu vietnamita, a transcrição de registro domiciliar de Taiwan, o tabien baan tailandês, o hojeok coreano, o shenasnameh iraniano, os cartões de família emitidos no Egito e nos países do Golfo e o livret de famille usado no Haiti e em partes da África francófona. Cada um deles registra várias pessoas em um único documento, de modo que um único caderno pode comprovar um nascimento, um casamento, uma adoção e um óbito no mesmo processo.

Como o USCIS trata um registro domiciliar como prova

A regulamentação do USCIS exige uma tradução completa para o inglês de qualquer documento em língua estrangeira, e é por isso que a tradução certificada de documentos para o USCIS cobre um registro da primeira à última página. O tradutor certifica que a tradução está completa e correta e que ele é competente nos dois idiomas. O oficial lê o texto em inglês ao lado do original, então cada anotação precisa estar lá.

Em alguns países o registro é aceito como prova de filiação ou de casamento, e em outros é apenas um documento de apoio. A Reciprocity Schedule lista, país por país, quais documentos civis existem, quem os emite e qual versão é aceita. Os requerentes devem ler a entrada do seu país antes de encomendar uma tradução, pois traduzir uma versão que o oficial não aceitará é desperdiçar a taxa. O advogado ou representante credenciado decide o que apresentar com o pedido.

Quais páginas de um registro familiar são traduzidas

Todas as páginas são traduzidas, inclusive as que não têm anotações. Uma página em branco é identificada como em branco na tradução. Capas, contracapas, carimbos do órgão emissor, números de página, notas manuscritas nas margens e tudo o que estiver impresso no verso de uma página fazem parte do documento. Uma tradução limitada às páginas que mencionam o requerente não atende à exigência, mesmo quando os outros membros da família não fazem parte do caso.

Trechos que não podem ser lidos são marcados como "[ilegível]" em vez de adivinhados, e as assinaturas são descritas, por exemplo "[assinatura]". O layout da tradução segue o original de perto o bastante para que um oficial consiga relacionar cada linha traduzida com a linha correspondente do original.

Anotações acrescentadas ao longo de décadas e como as datas se mantêm em ordem

Um registro raramente é escrito de uma só vez. Um livro de família aberto por um avô pode conter nascimentos, casamentos, óbitos, mudanças de endereço e mudanças de nome anotados por diferentes escrivãos ao longo de muitos anos, com caligrafias diferentes. A tradução mantém as anotações na ordem do original, e cada anotação conserva a data impressa ao lado dela.

Os formatos de data exigem cuidado. Os registros chineses colocam o ano primeiro, os registros japoneses costumam contar os anos pela era do reinado, como Heisei ou Reiwa, e os registros iranianos usam datas do calendário Solar Hijri. A tradução mostra a data como está escrita e, quando a empresa de tradução faz a conversão, indica a data convertida no formato dos EUA para que o oficial possa lê-la sem precisar fazer a conta. Anotações riscadas e corrigidas são traduzidas como aparecem, com uma nota de que a anotação foi riscada.

Chefe da família e a relação de cada pessoa

A maioria dos registros lista um chefe da família e depois indica a relação de cada uma das outras pessoas com ele, como cônjuge, filho mais velho ou nora. Quando o registro é usado para mostrar que duas pessoas são pai e filho ou marido e mulher, o oficial olha primeiro para essas palavras de parentesco, então uma anotação de casamento recebe o mesmo cuidado que a tradução de certidão de casamento. Essas palavras também geram confusão, porque a relação declarada com o chefe da família nem sempre indica a relação entre dois outros membros.

A tradução mantém a palavra de parentesco exatamente como o registro a apresenta, com o chefe da família identificado no mesmo lugar em que o original o identifica. Quando um termo não tem um único equivalente em inglês, o tradutor usa o termo simples em inglês mais próximo e o repete em todas as páginas. Os nomes seguem a grafia do passaporte, para que o registro, o passaporte e os formulários indiquem a mesma pessoa. Uma anotação que registra uma adoção segue a mesma regra, e a tradução de documentos de adoção correspondente deve usar os mesmos nomes e datas.

Livro completo ou extrato de uma pessoa

Muitos órgãos emitem duas versões de um registro: o livro completo, que lista toda a família, e um extrato, que lista uma pessoa ou alguns membros selecionados. Uma página do registro domiciliar de um único residente chinês, uma transcrição vietnamita de um membro da família e o koseki shōhon japonês, que lista apenas as pessoas escolhidas, são extratos. O tōhon é a cópia completa. Os extratos são mais curtos, mas podem deixar de fora justamente a anotação que mostra o parentesco alegado.

A Reciprocity Schedule costuma indicar a versão que exige. Quando ela pede o registro completo, um extrato pode resultar em um Pedido de evidências (RFE). Um registro também pode ser apresentado junto com uma tradução de certidão de nascimento chinesa ou uma tradução de certidão de casamento vietnamita que registre o mesmo fato. A anotação do registro familiar e a certidão separada devem coincidir em nomes, datas e locais, e o tradutor sinaliza qualquer diferença em vez de corrigi-la discretamente.

Registros que foram substituídos ou estão sendo extintos

Alguns sistemas não emitem mais o livro. A Coreia do Sul substituiu o hojeok por certidões separadas em 2008, e o Vietnã vem extinguindo gradualmente o sổ hộ khẩu. Um requerente nascido antes da mudança pode ter um registro antigo enquanto existem certidões mais novas para os mesmos fatos, então o pedido pode incluir ambos. Um koseki japonês segue as mesmas regras página por página que os demais, e uma tradução certificada de japonês para inglês cobre o registro familiar completo. As regras gerais para documentos civis aparecem no artigo sobre documentos civis e a Reciprocity Schedule.

A tradução automática não atende à exigência para registros. Ela erra nomes, termos de parentesco e datas de era, e um software não consegue produzir a certificação assinada que o USCIS pede. Uma empresa de tradução fornece uma certificação independente do caso, o que evita a dúvida sobre se o requerente ou um parente estava certificando provas no próprio processo do requerente.

Antes de encomendar, reúna todas as páginas do registro, frente e verso, junto com qualquer certidão separada que registre o mesmo fato, e confira a tabela do país. Traduzimos o registro página por página e o documento separado ao lado dele, e a tradução certificada de certidão de nascimento costuma ser o primeiro desses documentos a ser comparado com o registro.