Tradução de documentos da isenção do J-1: não objeção e provas de dificuldade

Todo documento em idioma estrangeiro de um processo de isenção da regra de residência de dois anos no país de origem do J-1 precisa de uma tradução completa para o inglês, com a certificação assinada do tradutor. Isso vale para a carta do governo de origem, os contratos de bolsa, as cartas de empregadores, os registros escolares e os laudos médicos. O processo é lido em inglês, e uma página sem tradução ou com uma tradução não certificada pode gerar um Pedido de evidências (RFE).

Documentos da isenção do J-1 que precisam de tradução certificada

Os intercambistas sujeitos à regra de residência de dois anos no país de origem pedem a isenção por meio do Departamento de Estado, no Formulário DS-3035. Quem se baseia em dificuldade excepcional para o cônjuge ou filho que seja cidadão americano ou residente permanente, ou em temor de perseguição, também apresenta o Formulário I-612 ao USCIS. As outras bases são uma declaração do governo de origem de que não tem objeção e um pedido de uma agência interessada do governo dos EUA. O advogado ou representante credenciado decide qual base se aplica e quais provas enviar.

Seja qual for a base, os documentos em idioma estrangeiro se dividem em poucos grupos: a declaração de não objeção do governo de origem, contratos de financiamento e de bolsa, cartas de liberação do empregador, registros escolares e médicos para a dificuldade, e declarações de parentes ou outras testemunhas. O USCIS exige que cada um deles venha com uma tradução completa para o inglês e uma certificação assinada de competência e exatidão. O USCIS não mantém uma lista de tradutores aprovados e não certifica empresas. Quando o requerente ou um parente assina a certificação, o oficial pode dar menos peso a ela, porque essa pessoa estaria certificando uma prova do próprio caso. Uma tradução certificada de documentos para o USCIS feita por uma empresa de tradução evita essa dúvida e segue as mesmas regras para cada grupo abaixo.

Tradução da declaração de não objeção e dos carimbos oficiais

Uma declaração de não objeção é uma carta do governo de origem do intercambista dizendo que não se opõe a que a pessoa permaneça nos Estados Unidos. Normalmente ela é entregue pela embaixada do país de origem em Washington. Alguns governos escrevem a declaração em inglês, outros no idioma nacional, e outros enviam o idioma nacional com uma breve folha de rosto em inglês. Toda parte que não estiver em inglês precisa ser traduzida, inclusive a folha de rosto, se ela tiver texto próprio.

Cartas de governo estão cheias de elementos fáceis de perder. O timbre, o número do processo ou de referência, o nome e o cargo do funcionário que assina, a data, o carimbo do ministério, o selo e as rubricas manuscritas fazem parte da tradução. Um carimbo é descrito entre colchetes, com o texto traduzido, por exemplo "[carimbo: Ministério das Relações Exteriores, Departamento Consular]", e uma assinatura aparece como "[assinatura]". As datas mantêm a ordem do original, e uma data em calendário não gregoriano é mostrada como foi escrita, com o equivalente gregoriano acrescentado apenas quando o tradutor puder verificá-lo.

Os nomes exigem o maior cuidado. O nome do intercambista na carta deve coincidir com o do DS-2019 e o do passaporte, e o tradutor segue a grafia do passaporte quando o alfabeto de origem permite mais de uma. Quando a carta grafa o nome de forma diferente do passaporte, a tradução mostra exatamente a grafia da carta, e o escritório de advocacia decide se é preciso uma explicação.

Contratos de bolsa e de financiamento: como traduzir a cláusula de reembolso

Muitos intercambistas vêm com uma bolsa do governo de origem ou de uma universidade que traz uma obrigação de serviço e uma cláusula de reembolso. O contrato é um texto jurídico, e a redação importa para o oficial que lê o processo. A cláusula de reembolso, o valor, as condições que a acionam, os prazos e os fiadores indicados são traduzidos como estão escritos e na mesma ordem. O tradutor não transforma "deverá reembolsar" em "poderá ser solicitado a reembolsar" nem junta duas condições em uma.

Os termos definidos permanecem consistentes da primeira à última página. Se o contrato usa um termo para o ministério patrocinador e outro para a universidade, a tradução usa um termo em inglês para cada um e o mantém do começo ao fim. Os valores ficam na moeda original, com os números e o valor por extenso reproduzidos quando o original traz os dois. Uma tradução de contrato jurídico também cobre anexos, cronogramas, blocos de assinatura e o carimbo de cada página. Uma tradução de contrato jurídico em chinês precisa seguir a ordem de data que começa pelo ano e mostrar os selos da empresa ou da instituição. As cartas e os formulários do mesmo órgão geralmente também exigem serviços de tradução em chinês.

Cartas de liberação do empregador e declarações de testemunhas

As cartas de liberação do empregador mostram que o cargo no país de origem foi ocupado e que o empregador conhece o programa de intercâmbio. São curtas, mas geralmente trazem timbre, carimbo, assinatura e número de referência, e cada um desses elementos é traduzido ou descrito. Os cargos são traduzidos de forma literal, com o título original acrescentado entre parênteses quando o termo em inglês puder ser entendido de mais de uma maneira.

Declarações de parentes, colegas e outras pessoas que conhecem a situação de perto são traduzidas como affidavits (declarações escritas sob juramento), na primeira pessoa e na voz de quem escreveu. A tradução não corrige gramática, não arruma datas que pareçam erradas e não acrescenta detalhes, e uma palavra ilegível é marcada como "[ilegível]" em vez de adivinhada. Uma tradução de affidavit inclui a assinatura, a data e qualquer página de identificação anexada.

Registros médicos e escolares usados como prova de dificuldade

A prova de dificuldade costuma vir do prontuário médico ou dos registros escolares de um cônjuge ou filho. Os registros médicos exigem tradução literal de diagnósticos, resultados de exames, nomes de medicamentos, doses, anotações dos médicos e a data de cada consulta. As abreviações permanecem como estão escritas, com uma expansão entre colchetes apenas quando o tradutor tiver certeza dela, e as anotações manuscritas são traduzidas ou marcadas como "[ilegível]". Carimbos do hospital e a assinatura do médico são registrados. Uma tradução de registros médicos em português segue a mesma abordagem, com nomes de medicamentos e termos clínicos vertidos para as formas padrão em inglês.

As provas escolares seguem a mesma lógica. Boletins, cartas de matrícula e avaliações de educação especial são traduzidos por inteiro, incluindo a escala de notas e a legenda que a explica. O histórico de uma universidade no exterior segue as regras de uma tradução de histórico escolar: os nomes das disciplinas ficam como estão escritos, as notas não são convertidas e a legenda das notas é traduzida ao lado delas. O tradutor não acrescenta nenhuma opinião sobre o que um registro prova para a alegação de dificuldade.

O que a certificação e o envio devem conter

Cada documento traduzido deve ter a própria certificação, com o nome digitado do tradutor, assinatura, data e dados de contato, uma declaração de competência nos dois idiomas, uma declaração de que a tradução é completa e exata e uma linha que identifique o documento. Cada documento fica mais seguro com a sua própria certificação. Quatro hábitos ajudam na hora de montar o pacote:

• Envie o conjunto completo de páginas originais, inclusive o verso de qualquer página que tenha carimbos ou anotações.
• Informe ao tradutor a grafia de passaporte e do DS-2019 de cada nome que aparece no processo.
• Mantenha as páginas traduzidas na mesma ordem das páginas originais.
• Associe cada certificação ao documento que ela cobre.

A tradução automática não atende à exigência, porque não tem certificação humana e erra nomes, datas, abreviações e termos jurídicos. Traduções parciais e resumos também não atendem.

Antes de fazer o pedido, o escritório de advocacia pode listar todas as páginas em idioma estrangeiro do processo de isenção e marcar em quais o envio vai se apoiar, e então mandar o conjunto completo de uma só vez para que os nomes fiquem consistentes entre o contrato, as cartas e os registros de dificuldade. Preparamos uma tradução certificada de registros médicos e os demais tipos de documento acima em um formato único e consistente para o pacote.