Tradução de documentos para o visto L-1: os documentos da empresa estrangeira

Uma petição L-1 apresentada no Formulário I-129 exige uma tradução para o inglês de todo documento em idioma estrangeiro que mostre o vínculo entre a empresa estrangeira e a empresa americana e que comprove o ano de trabalho do funcionário no exterior. O conjunto habitual inclui os documentos de registro da empresa estrangeira, os seus registros de propriedade, as suas demonstrações financeiras, um organograma e os registros de emprego do próprio funcionário. O USCIS exige que cada um deles venha com uma tradução completa para o inglês e uma certificação assinada do tradutor, que é o padrão seguido pela tradução certificada de documentos para o USCIS.

Petições L-1 e os documentos estrangeiros em que elas se apoiam

O L-1A abrange executivos e gerentes, e o L-1B abrange funcionários com conhecimento especializado. Nas duas categorias, o funcionário precisa ter trabalhado no exterior para a empresa qualificadora por um ano contínuo dentro dos três anos anteriores ao pedido, e as entidades estrangeira e americana precisam ter uma relação qualificadora, como matriz, subsidiária, filial ou afiliada.

Os dois pontos são comprovados com documentos. A relação é demonstrada por registros de propriedade e de controle, e o ano de emprego é demonstrado por contratos, folhas de pagamento e uma descrição do cargo. Quando a empresa estrangeira opera em outro idioma, quase toda essa papelada precisa ser traduzida. O advogado ou representante credenciado decide quais documentos entram na petição, e a empresa de tradução trabalha a partir dessa lista.

Quais documentos da empresa são traduzidos por inteiro

Os documentos de registro vêm primeiro. Um extrato do registro comercial, um certificado de constituição ou uma tradução de alvará de funcionamento mostra que a entidade estrangeira existe, que forma ela tem e quem a representa. O contrato social e o estatuto mostram a estrutura de participação e os poderes dos diretores. Um livro de acionistas ou um certificado de ações mostra quem possui o quê, o que costuma ser o centro da relação qualificadora.

As regras do USCIS exigem que a tradução seja completa, então um extrato de registro é traduzido linha por linha, incluindo carimbos, selos, anotações manuscritas e quaisquer registros no verso. O tradutor não pode decidir que uma cláusula sobre capital social registrado ou uma lista de alterações históricas não tem importância e deixá-la de fora. Se uma seção estiver em branco, a tradução diz que ela está em branco, e um carimbo ilegível é marcado como "[ilegível]".

As empresas estrangeiras costumam registrar por escrito as decisões importantes, e as deliberações do conselho e as atas de assembleias de acionistas são traduzidas da mesma forma. As atas mantêm a ordem original dos itens, a lista de presentes e os campos de assinatura, para que um oficial possa conferir cada linha com o original.

Como uma empresa de tradução trata as formas societárias estrangeiras

As formas societárias não têm equivalentes exatos entre sistemas jurídicos, então o tradutor não deve substituí-las por um palpite. Uma GmbH não é a mesma coisa que uma corporation americana, e uma S.A. ou uma Ltda. tem regras próprias sobre capital e responsabilidade. A prática aceita é manter a forma jurídica original na tradução e acrescentar uma breve explicação entre colchetes na primeira vez em que ela aparece, por exemplo "Müller Maschinenbau GmbH [sociedade limitada alemã]".

O mesmo tratamento vale para nomes chineses terminados em 有限公司, que são apresentados com o nome romanizado seguido de "[sociedade limitada]", e para nomes japoneses terminados em 株式会社, que levam "[sociedade anônima]". O nome da empresa em si não é traduzido para um novo nome em inglês, a menos que o documento traga um nome oficial em inglês. Manter uma única grafia para a entidade em todo o processo é importante, porque a petição, o extrato de registro e as demonstrações financeiras precisam apontar para a mesma empresa.

Um certificado de registro japonês também traz datas em anos de era, e não em anos do calendário gregoriano, e a tradução as converte para a data gregoriana, mantendo a data original da era entre colchetes. A tradução de alvará de funcionamento do japonês segue a mesma regra para a data do alvará e a data de fundação.

Tradução de demonstrações financeiras e termos contábeis

As demonstrações financeiras costumam ser apresentadas para mostrar que a empresa estrangeira vem operando e que a entidade americana é financiada e controlada como descrito. O tradutor traduz o balanço patrimonial, a demonstração de resultados e as notas explicativas por inteiro, sem reapresentar os números. Os valores permanecem na moeda original, e a moeda é indicada pelo nome quando a fonte traz apenas um símbolo ou uma abreviação.

Os termos contábeis exigem cuidado, porque a mesma palavra em inglês pode descrever itens diferentes em sistemas diferentes. Uma demonstração alemã usa Bilanz para o balanço patrimonial, Gewinn- und Verlustrechnung para a demonstração de resultados e Stammkapital para o capital social de uma GmbH. A tradução usa o termo padrão em inglês e, quando o termo alemão não tem equivalente claro, mantém o original entre colchetes. Uma tradução de demonstração financeira do alemão também mantém os separadores decimais e de milhares como estão impressos, já que os números alemães os escrevem na ordem inversa da usada nos EUA. Quando um número puder ser mal interpretado, o tradutor acrescenta uma observação entre colchetes em vez de alterar o valor. Outros documentos de empresas alemãs se enquadram nos serviços de tradução de alemão.

Registros de emprego do ano no exterior

O ano do funcionário no exterior é documentado com um contrato de trabalho, uma carta do empregador estrangeiro, folhas de pagamento, declarações de impostos e uma descrição de cargo. Uma tradução de contrato de trabalho inclui todas as cláusulas, os anexos e a página de assinatura. Os registros de pagamento e de impostos são traduzidos com os seus cabeçalhos e códigos, porque um oficial pode comparar as datas e o título do cargo com o restante da petição.

Os cargos são traduzidos de forma consistente. Se o contrato estrangeiro diz um título e o organograma diz outro, a tradução mantém os dois como estão escritos, e o peticionário explica a diferença no processo. O tradutor não faz os títulos coincidirem.

Petições L coletivas (blanket) e conjuntos maiores de documentos

Uma petição L coletiva (blanket) lista várias empresas relacionadas em vez de uma única entidade estrangeira. Cada empresa listada pode trazer os seus próprios documentos de registro, registros de propriedade e demonstrações, então o número de páginas a traduzir cresce a cada entidade adicionada. Os registros dos funcionários são então acrescentados para cada pessoa que for transferida com base na aprovação.

Para um conjunto grande, dois hábitos ajudam. O mesmo nome de entidade e os mesmos termos traduzidos devem ser usados em todos os documentos, e um glossário de nomes de empresas, cargos e departamentos deve ser combinado antes de a primeira página ser traduzida. Cada documento também deve ter a sua própria certificação, já que uma certificação separada para cada documento é a prática mais segura quando as páginas são separadas ou analisadas uma a uma mais tarde.

Preparando o conjunto de documentos para a tradução

Reúna cópias completas de cada documento, incluindo todas as páginas e quaisquer anexos, e digitalize-os com uma resolução em que carimbos e letras miúdas fiquem legíveis. Confira se o extrato de registro é o atual e envie a demonstração completa com as suas notas, e não apenas as páginas de resumo. A Texliff emite cada tradução com a sua própria certificação assinada, de modo que uma tradução de demonstração financeira e os documentos de registro possam ser analisados separadamente.