Tradução de atos constitutivos para processos no USCIS

Os registros societários vindos do exterior chegam ao USCIS como um conjunto, e cada página desse conjunto precisa de uma tradução completa para o inglês, acompanhada da certificação do tradutor. Em processos L-1, E-1, E-2, EB-1C e EB-5, o ato constitutivo, o estatuto, o registro de acionistas, os certificados de ações, as deliberações do conselho, as atas de reunião e o extrato do registro comercial mostram quem é dono da empresa estrangeira e quem a controla. O advogado ou representante credenciado decide quais deles entram no processo, e a tradução parte dessa escolha. As categorias L-1 e E-2 têm guias próprios, sobre a tradução de documentos para o visto L-1 e a tradução de documentos para o visto E-2.

Registros societários em processos L-1, E-1, E-2, EB-1C e EB-5

Cada um desses processos pede que o peticionário vincule uma pessoa ou um investimento a uma empresa fora dos Estados Unidos. Os documentos constitutivos da empresa carregam esse vínculo: a escritura ou o ato que criou a empresa, o estatuto ou o contrato social que define as suas regras, o registro que nomeia os sócios, e as atas e deliberações que registram as decisões ao longo dos anos. O extrato do registro comercial acrescenta a declaração do próprio registro sobre quem é a empresa, onde fica e quem pode assinar por ela.

O USCIS exige uma tradução completa para o inglês de todo documento em língua estrangeira de um processo, com uma certificação de que a tradução é completa e fiel e de que o tradutor é competente nos dois idiomas. Uma empresa de tradução fornece essa certificação de forma independente do caso, o que importa quando o peticionário também é sócio ou diretor da empresa cujos documentos estão sendo traduzidos. O conjunto inteiro é tratado como um único projeto de tradução certificada de documentos para o USCIS, de modo que um nome ou um termo seja traduzido da mesma forma na página 3 do estatuto e na página 40 das atas.

Atos constitutivos e escrituras de países de direito civil

Uma empresa em um país de direito civil costuma ser criada por uma escritura com título próprio, como a escritura de constitución espanhola, e o contrato social (articles of association) pode estar dentro dessa escritura ou em um anexo separado. A tradução segue o título que o próprio documento se dá. Uma escritura de constituição continua sendo uma escritura de constituição em inglês, e um anexo chamado Gesellschaftsvertrag passa a ser articles of association, mesmo que a carta de apresentação chame tudo de "os atos constitutivos".

As formas jurídicas recebem o mesmo tratamento. Um nome terminado em GmbH, S.A., S.L. ou K.K. mantém a terminação exatamente como impressa, e a tradução acrescenta uma breve descrição em inglês no primeiro uso, por exemplo "limited liability company", para que o oficial identifique que tipo de entidade o nome designa. Cargos como Geschäftsführer, Vorstand e Aufsichtsrat são traduzidos uma vez, registrados no glossário e usados de forma idêntica a partir daí. Como esses documentos são contratos entre sócios, eles são tratados como qualquer tradução de contrato jurídico. Os documentos societários alemães, como um Gesellschaftsvertrag ou um Handelsregisterauszug, são cobertos pela tradução de contratos jurídicos em alemão, e o idioma em si é descrito em serviços de tradução de alemão.

Estatutos e alterações traduzidos em ordem cronológica

O estatuto raramente é um documento único. Uma empresa constituída há anos geralmente tem o texto original mais uma ou mais alterações, versões consolidadas e textos reformulados, e cada um pode ter a sua própria data, bloco de assinaturas e carimbo de registro. A tradução mantém cada versão como um documento separado, na ordem das datas, e reproduz o número, a data de vigência e as referências aos artigos de cada alteração como impressos. Nada é fundido em uma versão atual organizada, porque o oficial pode precisar ver qual texto estava em vigor quando houve um aumento de capital ou uma mudança de diretor.

Um glossário é montado no início e aplicado a todo o conjunto. Ele define quatro coisas:

• O nome jurídico da empresa e eventuais nomes anteriores são grafados como aparecem no extrato do registro comercial.
• A forma jurídica e cada classe de ações, como ações ordinárias ou ações preferenciais, recebem uma única tradução fixa para o inglês.
• Os cargos de diretoria e os nomes dos órgãos, como diretor-gerente, conselho de supervisão ou assembleia geral, são traduzidos da mesma forma em todos os documentos.
• Os nomes de sócios e diretores são transliterados uma vez e repetidos nessa forma.

Registros de acionistas, certificados de ações e valores do capital

O registro de acionistas costuma ser o documento que o oficial lê com mais atenção, já que ele declara a participação societária em que a petição se apoia. Quantidades de ações, valores nominais, valores integralizados e percentuais de participação são copiados exatamente como impressos, incluindo a moeda, os separadores decimais e de milhar do país de origem e qualquer valor que o próprio registro corrija à mão. Um valor nunca é arredondado, recalculado ou convertido para dólares americanos na tradução. Se um total impresso na página não confere com as linhas acima dele, a tradução mostra o total como impresso, com uma nota entre colchetes de que os valores divergem.

Os certificados de ações são traduzidos um a um, com os números dos certificados, os nomes dos titulares, a classe das ações, a quantidade de ações e eventuais endossos de transferência no verso. Os registros de um aumento de capital explicam por que o registro mostra valores diferentes da escritura original, por isso eles ficam em ordem cronológica junto com as alterações do estatuto a que se referem.

Deliberações do conselho, atas e procurações

Deliberações e atas registram quem compareceu, o que foi proposto, como cada pessoa votou e quem assinou. Uma tradução de ata de reunião mantém a numeração da pauta, a lista de presentes com os cargos, a contagem de votos e toda referência a um documento anexo à ata. Declarações de quórum e deliberações escritas aprovadas sem reunião são traduzidas como estão escritas, e uma deliberação que cita uma decisão anterior mantém a data dessa decisão no formato que a origem usa.

Uma procuração é traduzida na íntegra, como qualquer outro instrumento jurídico. A tradução mantém o nome de quem concede a autoridade, o nome do procurador, o alcance dos poderes, os limites e o prazo, e não encurta uma longa lista de poderes. Quando a origem traz uma data em um calendário local, a tradução mantém a data impressa e mostra a conversão ao lado, da mesma forma em todo o conjunto.

Assinaturas, rubricas e carimbos de registro em documentos societários

Os documentos societários trazem mais marcas do que a maioria dos registros civis: assinaturas em cada página do estatuto, rubricas nas margens, selos da empresa, carimbos de registro com números de protocolo e anotações manuscritas feitas após uma reunião. Cada marca é descrita onde aparece, por exemplo "[assinatura]", "[rubrica]", "[selo da empresa: redondo, o texto diz ...]" ou "[carimbo do registro: recebido, protocolo nº ...]", e qualquer texto dentro de um selo ou carimbo é traduzido. As partes ilegíveis são marcadas como "[ilegível]" e nunca são adivinhadas. As linhas de assinatura em branco são marcadas como em branco, já que a falta de uma assinatura em uma deliberação é algo que o oficial deve ver na página.

O verso de uma página, uma folha de rosto do registro e um recibo anexo são traduzidos quando trazem alguma informação. O layout de cada página traduzida segue a origem de perto o suficiente para que o oficial consiga localizar cada elemento ao lado do original.

Como preparar o conjunto societário para a tradução

Reúna os documentos na ordem em que foram criados, inclua todas as alterações e anexos e digitalize os dois lados de qualquer página com escrita no verso. Envie primeiro o extrato do registro comercial, já que ele define a grafia oficial do nome da empresa, da forma jurídica e dos diretores, e espere uma certificação separada para cada documento do conjunto. Preparamos os registros societários como um único projeto, e uma tradução certificada de alvará comercial pode ser incluída no mesmo conjunto quando o processo tiver um.