Pontos principais
- Quando uma autoridade civil não pode emitir a certidão de nascimento, o requerente demonstra que o registro está indisponível e apresenta provas secundárias, e cada documento em idioma estrangeiro precisa da sua própria tradução certificada para o inglês.
- A Reciprocity Schedule do Departamento de Estado lista quais documentos civis cada país emite e quais costumam estar indisponíveis, por isso convém ler o item referente ao país do requerente antes de encomendar qualquer tradução.
- Uma declaração escrita da autoridade emissora pode mostrar que não existe registro de nascimento, e a sua tradução precisa reproduzir o nome do órgão, a data da busca, os nomes pesquisados, o número de referência, os carimbos e as assinaturas.
- Registros de batismo, escolares, hospitalares, de censo e militares podem servir como prova secundária, e cada um é traduzido por inteiro, com o órgão emissor, o timbre e os números de registro exatamente como estão escritos.
- As datas permanecem na forma mostrada na página original, as anotações manuscritas e os textos no verso da página são traduzidos, as palavras ilegíveis são marcadas como ilegíveis e os campos em branco são mostrados em branco.
- Os registros escolares com tabelas de notas são traduzidos com os códigos e a legenda impressa intactos, e as notas não são convertidas, já que o registro serve para mostrar uma data de nascimento e uma escola.
- Uma declaração de nascimento (affidavit) costuma ser assinada por duas pessoas com conhecimento pessoal dos fatos, e a sua tradução precisa manter o nome do declarante, a relação com o requerente e a base de conhecimento informada exatamente como estão escritos.
- O mais seguro é uma certificação separada para cada documento, com o nome digitado do tradutor, assinatura, data, dados de contato, declaração de competência, declaração de exatidão e a identificação do documento abrangido.
- A certificação de uma empresa de tradução é independente do caso, enquanto a assinada pelo requerente ou por um parente pode ter menos peso ou ser questionada pelo oficial.
- O requerente deve reunir o item da Reciprocity Schedule, a declaração da autoridade e as digitalizações de todos os registros secundários, e depois enviar o conjunto completo de uma só vez para que nomes e datas possam ser conferidos entre si.
Quando uma autoridade civil não pode emitir a certidão de nascimento, o requerente demonstra que o registro está indisponível e apresenta provas secundárias no lugar dele, e todo documento escrito em outro idioma precisa da sua própria tradução certificada para o inglês. O conjunto costuma conter uma declaração da autoridade emissora, um ou mais registros feitos perto da data do nascimento e declarações sob juramento de pessoas que conhecem os fatos.
Os regulamentos do USCIS exigem uma tradução completa para o inglês, certificada como completa e exata por um tradutor que declare ser competente nos dois idiomas, para qualquer documento em idioma estrangeiro de um pedido. Essa regra vale para um registro de igreja ou uma declaração manuscrita exatamente como vale para um certificado governamental. A Texliff prepara esse tipo de tradução certificada de documentos para o USCIS, e as seções abaixo descrevem como fica cada parte de um conjunto de provas secundárias depois de traduzida.
Como a Reciprocity Schedule mostra que um registro de nascimento está indisponível
O Departamento de Estado publica a tabela Visa Reciprocity and Civil Documents by Country, que lista, para cada país, quais documentos civis existem, quem os emite e qual versão é aceita. Alguns itens informam que um registro de nascimento geralmente não está disponível, por exemplo porque o registro nunca foi universal ou porque os arquivos se perderam. Tanto os oficiais de análise do USCIS quanto os oficiais consulares se baseiam nessa tabela, então o item do país do requerente é a primeira coisa a ler.
Um item que descreve um documento como indisponível não substitui as provas do pedido. Ele explica ao oficial por que falta um registro primário, e as provas secundárias passam a comprovar os fatos do nascimento. O artigo sobre documentos civis e a Reciprocity Schedule explica com mais detalhes como ler um item.
A declaração da autoridade civil
Se a tabela não resolve a questão, uma declaração escrita da autoridade emissora pode resolver. Geralmente é uma carta curta ou um formulário carimbado informando que foi feita uma busca e nenhum registro de nascimento foi encontrado, ou que o livro daquele ano não existe mais. Alguns países emitem um certificado negativo formal para essa finalidade, como a certificação da autoridade de estatística das Filipinas de que não há registro arquivado.
Por mais curta que seja, a declaração precisa de uma tradução completa. A versão traduzida traz o nome do órgão, a data da busca, os nomes e as datas sob os quais o órgão pesquisou, o número de referência e todos os carimbos e assinaturas, cada um descrito entre colchetes, como [carimbo] ou [assinatura]. O nome pesquisado é o que mais importa. Se o órgão pesquisou com uma grafia ou uma data diferente da informada no pedido, o oficial só consegue ver essa diferença quando a tradução reproduz a redação original.
Registros de batismo, escolares e médicos como prova secundária
A prova secundária pode assumir várias formas. Um registro de batismo ou de igreja costuma ser uma anotação de livro ou um certificado extraído do livro da paróquia, e os mais antigos podem estar em latim ou espanhol. Um registro de matrícula escolar mostra a data de nascimento e o nome dos pais, e um registro de hospital ou clínica mostra onde o nascimento ocorreu. Um extrato de censo ou de registro familiar e um registro militar também podem indicar a data de nascimento.
Seja qual for o tipo de registro, a tradução segue as mesmas regras de tratamento:
- O órgão emissor é nomeado por completo, com o timbre, o endereço e qualquer número de registro exatamente como estão escritos.
- As datas permanecem na forma mostrada na página, e uma nota informa o calendário quando a origem não usa o gregoriano.
- Os nomes aparecem como estão grafados na origem, e a transliteração segue a grafia do passaporte quando as duas diferem apenas no alfabeto.
- As anotações manuscritas, as notas à margem e tudo o que estiver no verso da página são traduzidos, e as palavras ilegíveis são marcadas como [ilegível].
- Os campos em branco são mostrados em branco, em vez de serem omitidos.
Os registros escolares trazem uma tabela de notas ou um sistema codificado de conceitos. A tradução reproduz os códigos e a legenda como impressos e não converte as notas, porque o objetivo do registro é mostrar uma data de nascimento e uma escola, não um resultado acadêmico. Um histórico escolar pode ser tratado como qualquer conjunto de históricos acadêmicos traduzidos. Uma nota de hospital ou clínica segue as mesmas regras de outros prontuários médicos traduzidos, com nomes, datas e assinaturas dos médicos mantidos exatamente como aparecem.
Declarações de nascimento (affidavits) de duas pessoas com conhecimento pessoal
Uma declaração de nascimento (affidavit) é um depoimento assinado por uma pessoa que tem conhecimento pessoal do fato, como um parente que estava presente ou um vizinho mais velho que conhecia a família. É comum apresentar duas declarações de pessoas diferentes. O declarante informa o nome completo, a relação com o requerente e como sabe a data e o local do nascimento. Esses três pontos são o que o oficial lê para avaliar a declaração, por isso a tradução os mantém exatamente como foram escritos, inclusive uma expressão como "minha cunhada" ou "eu estava presente na casa".
Uma declaração assinada no exterior pode estar no idioma do próprio declarante, ser manuscrita ou ter sido digitada por um escrevente local, e geralmente inclui blocos de assinatura, carimbos e um número de identificação. Uma tradução certificada de affidavit reproduz tudo isso. Se a declaração estiver escrita em inglês, mas o signatário não ler inglês, também pode ser necessário um certificado de interpretação, e o advogado ou representante credenciado decide o que apresentar.
O idioma traz detalhes próprios. Uma declaração ou affidavit escrito em somali exige um tradutor que mantenha nomes, lugares e datas aproximadas exatamente como a origem os apresenta. A tradução de certidão de nascimento em somali e os serviços de tradução em somali da Texliff cobrem esse tipo de prova.
Como o conjunto inteiro é certificado
É mais seguro que cada documento tenha a sua própria certificação. Cada certificação traz o nome digitado do tradutor, a assinatura, a data e os dados de contato, uma declaração de competência nos dois idiomas, uma declaração de que a tradução é completa e exata e a identificação do documento a que se refere. Uma única folha que atesta uma pilha de registros sem relação entre si obriga o oficial a associar certificação e documento por suposição.
A certificação também deve vir de alguém independente do caso. Quando o requerente ou um parente a assina, essa pessoa está certificando uma prova do próprio caso, e os oficiais podem dar menos peso a ela ou questioná-la. Uma empresa de tradução fornece uma certificação independente do pedido. A tradução automática não atende à exigência, porque não tem certificação humana e erra nomes, datas e abreviações, o que é um problema sério num conjunto em que esses detalhes exatos são a própria prova.
Uma tradução incompleta ou sem certificação pode levar o USCIS a emitir um Pedido de evidências (RFE) ou uma Notificação de intenção de indeferimento (Notice of Intent to Deny), e os oficiais também podem indeferir um pedido sem antes solicitar mais provas quando as provas iniciais são insuficientes. Num caso já construído com substitutos do registro primário, um defeito na tradução dá ao oficial um segundo motivo para duvidar do processo.
O que preparar antes de pedir as traduções
Reúna o item da Reciprocity Schedule, a declaração da autoridade e todos os registros secundários no original, com digitalizações dos dois lados de cada página. Defina com o advogado ou representante credenciado quais registros fazem parte do conjunto e depois envie o conjunto completo de uma vez, para que nomes e datas possam ser conferidos entre si antes de as certificações serem assinadas. Se o caso também depender de um registro primário que existe, podemos preparar uma tradução certificada de certidão de nascimento para ir no mesmo pedido.