Ключевые выводы
- Корпоративные документы для дел L-1, E-1, E-2, EB-1C и EB-5 переводятся как единый комплект, и каждый документ в нём нужно переводить на английский полностью и заверять отдельно.
- Переводческая компания выдаёт заверение, не зависящее от дела, а это важно, когда заявитель одновременно владеет компанией, чьи документы переводятся, или руководит ею.
- Акт из страны с континентальной правовой системой сохраняет в английском переводе своё название, поэтому акт об учреждении не переименовывают в articles of incorporation.
- Организационно-правовые формы, такие как GmbH или S.L., остаются в точности как напечатаны, а при первом упоминании добавляется краткое английское пояснение, чтобы сотрудник USCIS понимал тип организации.
- Каждая поправка к внутренним положениям переводится как отдельный документ в порядке дат, и ни одна версия не сливается в текущий текст.
- Глоссарий названий компаний, организационно-правовых форм, классов акций, должностей и имён владельцев утверждается до начала перевода и применяется ко всем документам комплекта.
- Количество акций, номинальная стоимость, доли владения и валюта копируются в точности как напечатаны, а итог, не совпадающий со строками, показывается как напечатан, с примечанием.
- В решениях и протоколах сохраняются нумерация повестки, должности участников, количество голосов и ссылки на приложенные документы, а доверенность переводится полностью, без сокращения перечня полномочий.
- Подписи, инициалы, печати и штампы реестра описываются там, где они стоят, неразборчивые фрагменты помечаются, а пустые строки для подписи отмечаются как пустые.
- Выписку из торгового реестра лучше передать переводчикам в первую очередь, поскольку она закрепляет официальное написание названия компании, организационно-правовой формы и имён директоров.
Корпоративные документы из-за рубежа поступают в USCIS комплектом, и каждая страница комплекта требует полного английского перевода с заверением переводчика. В делах L-1, E-1, E-2, EB-1C и EB-5 устав, внутренние положения, реестр акционеров, сертификаты акций, решения совета директоров, протоколы заседаний и выписка из торгового реестра показывают, кто владеет иностранной компанией и кто ею управляет. Какие из них включить в подачу, решает адвокат или аккредитованный представитель, и перевод начинается с этого выбора. Для категорий L-1 и E-2 есть отдельные руководства: перевод документов для визы L-1 и перевод документов для визы E-2.
Корпоративные документы в делах L-1, E-1, E-2, EB-1C и EB-5
В каждой из этих подач заявитель должен связать человека или инвестицию с компанией за пределами США. Эту связь подтверждают учредительные документы компании: акт или устав, которым компания создана, внутренние положения или учредительный договор с её правилами, реестр с именами владельцев, а также протоколы и решения органов управления, в которых за прошедшие годы зафиксированы все принятые решения. Выписка из торгового реестра добавляет сведения от самого реестра о том, что это за компания, где она находится и кто вправе подписывать от её имени.
USCIS требует полный английский перевод каждого документа на иностранном языке с заверением того, что перевод полный и точный и что переводчик владеет обоими языками. Переводческая компания даёт такое заверение независимо от дела, что важно, если заявитель одновременно акционер или директор компании, чьи документы переводятся. Весь комплект ведётся как один проект заверенного перевода документов для USCIS, поэтому имя или термин передаётся одинаково и на 3-й странице внутренних положений, и на 40-й странице протоколов.
Учредительные документы и акты из стран с континентальной правовой системой
Компания в стране с континентальной правовой системой нередко создаётся актом со своим названием, например испанской escritura de constitución, а учредительный договор может входить в этот акт или идти отдельным приложением. Перевод следует названию, которое документ даёт сам себе. Акт об учреждении остаётся актом об учреждении и в английском переводе, а приложение под названием Gesellschaftsvertrag становится articles of association, даже если в сопроводительном письме всё называется «уставом».
С организационно-правовыми формами поступают так же. Название, оканчивающееся на GmbH, S.A., S.L. или K.K., сохраняет окончание в точности как напечатано, а при первом упоминании в переводе добавляется краткое английское пояснение, например «limited liability company», чтобы сотрудник USCIS понимал, к какому типу организации относится название. Должности вроде Geschäftsführer, Vorstand и Aufsichtsrat переводятся один раз, вносятся в глоссарий и дальше используются одинаково. Поскольку эти документы представляют собой договоры между владельцами, с ними работают так же, как с любым переводом юридического договора. Немецкие корпоративные документы, такие как Gesellschaftsvertrag или Handelsregisterauszug, охватывает перевод юридических договоров с немецкого, а сам язык описан в разделе услуги перевода с немецкого.
Внутренние положения и поправки, переведённые в порядке дат
Внутренние положения редко бывают одним документом. У компании, созданной много лет назад, обычно есть исходный текст и одна или несколько поправок, новых редакций и сводных текстов, и у каждого может быть своя дата, блок подписей и штамп реестра. В переводе каждая версия остаётся отдельным документом, в порядке своей даты, а номер каждой поправки, дата вступления в силу и ссылки на статьи воспроизводятся как напечатано. Ничего не сливается в аккуратную текущую версию, потому что сотруднику USCIS может понадобиться увидеть, какой текст действовал при увеличении капитала или смене директора.
Глоссарий составляется в начале и применяется ко всему комплекту. Он закрепляет четыре вещи:
- Юридическое название компании и все прежние названия пишутся так, как они указаны в выписке из торгового реестра.
- Организационно-правовая форма и каждый класс акций, например обыкновенные или привилегированные акции, получают один закреплённый английский вариант.
- Должности и названия органов, например управляющий директор, наблюдательный совет или общее собрание, переводятся одинаково во всех документах.
- Имена владельцев и директоров транслитерируются один раз и повторяются в этой форме.
Реестры акционеров, сертификаты акций и данные о капитале
Реестр акционеров обычно читают внимательнее всего, поскольку в нём указано владение, на которое опирается петиция. Количество акций, номинальная стоимость, оплаченные суммы и доли владения копируются в точности как напечатаны, включая валюту, десятичные разделители и разделители тысяч страны-источника, а также любую цифру, которую сам реестр исправил от руки. Цифра никогда не округляется, не пересчитывается и не переводится в доллары США. Если итог, напечатанный на странице, не совпадает со строками над ним, в переводе итог показывается как напечатан, с примечанием в квадратных скобках о том, что цифры расходятся.
Сертификаты акций переводятся по одному, с номерами сертификатов, именами владельцев, классом акций, количеством акций и всеми передаточными надписями на обороте. Записи об увеличении капитала объясняют, почему реестр показывает не те цифры, что исходный акт, поэтому они остаются в порядке дат вместе с теми поправками к внутренним положениям, к которым относятся.
Решения совета директоров, протоколы и доверенности
Решения и протоколы фиксируют, кто присутствовал, что предлагалось, как голосовал каждый и кто подписал. В переводе протокола заседания сохраняются нумерация повестки, список присутствующих с должностями, количество голосов и все ссылки на документы, приложенные к протоколу. Заявления о кворуме и письменные решения, принятые без заседания, переводятся как написаны, а решение, ссылающееся на более раннее, сохраняет дату того решения в том виде, в каком её даёт источник.
Доверенность переводится полностью, как любой другой юридический документ. В переводе сохраняются имя лица, предоставляющего полномочия, имя представителя, объём полномочий, ограничения и срок, а длинный перечень полномочий не сокращается. Если источник указывает дату по местному календарю, перевод сохраняет напечатанную дату и показывает рядом пересчёт, одинаково во всём комплекте.
Подписи, инициалы и штампы реестра в корпоративных документах
Корпоративные документы несут больше отметок, чем большинство актов гражданского состояния: подписи на каждой странице внутренних положений, инициалы на полях, печати компании, штампы реестра с номерами регистрации и рукописные заметки, добавленные после заседания. Каждая отметка описывается там, где она стоит, например «[signature]», «[initials]», «[company seal: round, text reads ...]» или «[registry stamp: received, file no. ...]», а текст внутри печати или штампа переводится. Неразборчивые фрагменты помечаются «[illegible]» и никогда не угадываются. Пустые строки для подписи отмечаются как пустые, поскольку отсутствие подписи под решением сотрудник USCIS должен увидеть на странице.
Оборот страницы, титульный лист из реестра и приложенная квитанция переводятся, если на них что-то есть. Оформление каждой переведённой страницы достаточно близко повторяет источник, чтобы сотрудник USCIS мог сопоставить каждый элемент с оригиналом.
Как подготовить корпоративный комплект к переводу
Соберите документы в порядке их создания, включите все поправки и приложения и отсканируйте обе стороны каждой страницы, на которой есть записи на обороте. Сначала отправьте выписку из торгового реестра, поскольку она закрепляет официальное написание названия компании, организационно-правовой формы и имён директоров, и учитывайте, что на каждый документ комплекта выдаётся отдельное заверение. Мы готовим корпоративные документы как один проект, и в тот же комплект можно добавить заверенный перевод коммерческой лицензии, если она входит в подачу.