Перевод справки об отсутствии записи для документов гражданского состояния

Справка об отсутствии записи представляет собой документ органа записи актов гражданского состояния о том, что он провёл поиск записи и ничего не нашёл. Правила USCIS требуют полного заверенного перевода такой справки на английский, как и любого документа на иностранном языке в пакете, и перевод сопровождается подтверждением переводчика о его квалификации и точности перевода, так же как и любой заверенный перевод документов для USCIS. Справка важна потому, что подтверждает недоступность первичной записи, как правило свидетельства о рождении или о браке, а это условие для использования вторичных доказательств.

Что указано в справке об отсутствии записи

Название документа меняется от страны к стране. В Мексике выдают constancia de inexistencia de registro, и переводится она по тем же правилам, что и перевод свидетельства о рождении с испанского. Во французских мэриях могут выдать certificat de non-inscription, а власти Филиппин выдают справку о том, что запись о рождении не найдена. В некоторых странах вместо этого присылают обычное письмо от регистратора или из архива, где сказано, что книга записей уничтожена, утрачена или для данного места и года никогда не велась.

Как бы ни назывался документ, в большинстве таких справок есть одни и те же части. В них указаны искомое имя, дата или годы поиска, место, книги записей, которые проверило учреждение, результат, имя и должность сотрудника, регистрационный номер и дата выдачи. Каждая из этих частей является доказательством, поэтому каждая должна присутствовать в английском тексте.

Почему искомое имя и даты должны совпадать с заявлением

Сотрудник сверяет справку с анкетой и остальными документами дела. Если орган записи искал одно написание имени, а в заявлении указано другое, справка может выглядеть как доказательство в отношении другого человека. Та же проблема возникает, если годы поиска не охватывают указанную в анкете дату рождения или если в справке названа деревня, а в заявлении указан ближайший город.

Перевод не может устранить такое несоответствие и не должен пытаться это сделать. Переводчик пишет имена, годы и места в точности так, как они указаны в оригинале, а если оригинал написан не латиницей, использует транслитерацию, соответствующую написанию в паспорте. Если справка составлена неверно, заявитель просит орган записи выдать исправленную справку до заказа перевода. Если изменить искомые сведения в английском тексте, получится документ, который уже не соответствует оригиналу, а сотрудник может запросить именно его.

Как в переводе передаются печати, подписи и регистрационные номера

Справка об отсутствии записи короткая, часто всего на одну страницу, и основная её юридическая сила заключена в печати, подписи и номере. В переводе каждый из этих элементов описывается в квадратных скобках в том месте, где он стоит, например [круглая печать органа ЗАГС, текст: ...] и [подпись]. Регистрационные номера, номера книг и листов, а также номера записей переносятся посимвольно. Рукописные записи переводятся, а всё, что невозможно прочесть, помечается как [illegible], а не угадывается.

Важна и вёрстка. Английская страница должна достаточно близко повторять оригинал, чтобы сотрудник мог найти в обеих версиях строку с результатом и строку с именем должностного лица. Заверенный перевод свидетельства о рождении с французского и французский certificat de non-inscription могут подаваться вместе, поэтому написание имён и формат дат должны быть одинаковыми в обоих. Что касается самого языка, заверенный перевод с французского на английский обеспечивает единообразие терминов вроде état civil и registre в обоих документах.

Чем можно подтвердить недоступность записи

Заявление учреждения, выдавшего документ, является самым прямым доказательством, но не единственным. Госдепартамент публикует таблицу Visa Reciprocity and Civil Documents by Country, где для каждой страны указано, какие документы существуют и когда запись, как правило, недоступна. Прежде чем что-либо заказывать, заявители проверяют запись о своей стране в таблице взаимности, потому что в ней также показано, какая версия справки принимается. Если орган записи выдал ещё и запись, оформленную с опозданием, или неполную запись, она включается в тот же пакет, что и справка об отсутствии записи.

Выбор подтверждения зависит от страны и дела, и решает, что подавать, адвокат или аккредитованный представитель. Переводческой компании нужно лишь получить все страницы, подтверждающие недоступность записи, включая страницы, показывающие предыдущий запрос или отказ.

Когда учреждение не выдаёт письмо

Некоторые органы записи отказываются составлять справку об отсутствии записи, заявляют, что поиск невозможен, или вовсе не отвечают. В такой ситуации заявитель может описать свою попытку в письменном заявлении, указав, в какое учреждение он обращался, дату и полученный ответ, а родственники, лично знающие обстоятельства, могут добавить собственные заявления. Перевод аффидевита в этом случае выполняется по тем же правилам, что и любой другой, поэтому заявление, написанное на другом языке, переводится полностью, вместе с блоком подписи и датой.

Любой письменный ответ учреждения, даже уведомление об отказе или квитанция о приёме запроса, должен быть в деле и в заказе на перевод. Короткий отказ может содержать те же сведения, что и официальная справка, например искомое имя, дату и печать учреждения.

Сочетание справки об отсутствии записи со вторичными доказательствами

Сама по себе справка об отсутствии записи не подтверждает событие. Она подаётся вместе со вторичными доказательствами, такими как записи о крещении или школьные записи, медицинские документы или аффидевиты людей, которые присутствовали при событии или лично знают о нём. Каждому документу на иностранном языке в этом комплекте нужен отдельный заверенный перевод, а даты и имена во всех из них должны соответствовать справке. Сами документы разбираются в отдельной статье о вторичных доказательствах при отсутствии свидетельства о рождении.

Тот же подход применим к другим документам гражданского состояния. Если запись о браке не удаётся найти в книгах того места, где заключался брак, нужна такая же справка о недоступности записи и перевод свидетельства о браке или любого заменяющего документа. Какой заменяющий документ примет USCIS или консульство, зависит от дела.

Что подготовить перед заказом

Отсканируйте справку целиком, с лицевой и оборотной стороны, так чтобы печати были читаемы, и пришлите анкету или написание из паспорта, чтобы имя можно было сверить. Сохраните любое письмо, где указана дата запроса и ответ учреждения. Texliff готовит отдельное заверение для каждого документа, поэтому справку и вторичные доказательства можно проверять по одному. Если выдана замещающая запись, её заверенный перевод свидетельства о рождении включается в тот же заказ.