Перевод документов для визы E-1: инвойсы, перевозочные документы и контракты

Если дело E-1 опирается на иностранные торговые документы, каждый документ на иностранном языке нужно полностью перевести на английский и приложить заверение переводчика. Правило зависит от того, куда подается дело: USCIS требует английский язык для всех получаемых документов, а консульство требует заверенный перевод только тех документов, которые составлены не на английском и не на официальном языке страны, где заявитель подает документы.

Статус E-1 строится на торговле между США и страной договора, поэтому доказательства в основном состоят из коммерческих документов. Они исходят от компании из страны договора, ее клиентов, перевозчиков и банков, и лишь немногие из них составлены на английском. Какие документы подавать, решает адвокат или аккредитованный представитель. Бюро переводов переводит каждый выбранный документ полностью и единообразно.

Перевод документов для визы E-1: какие записи чаще всего на иностранном языке

Ходатайство E-1 подается либо в консульство, где заявитель заполняет DS-160, либо в USCIS по форме I-129, когда человек уже находится в США и просит изменить статус. Торговые доказательства в обоих случаях похожи. Консульство может принять документ на местном официальном языке, а сотрудник USCIS не примет, и заявителю, который может перейти с одного пути на другой, надежнее иметь английские версии всех документов.

Чаще всего перевода требуют следующие документы:

• Коммерческие инвойсы и заказы на покупку между компанией из страны договора и ее клиентами или поставщиками в США.
• Коносаменты, авиационные накладные, упаковочные листы и таможенные декларации, подтверждающие пересечение товаром границы.
• Подтверждения банковских переводов и платежные авизо, по которым видна оплата этих товаров.
• Дистрибьюторские, агентские и поставочные соглашения с приложениями и дополнениями.
• Выписка из реестра компании, устав, документы акционеров и годовая финансовая отчетность.

Каждый из этих документов самостоятельный, и надежнее оформлять для каждого отдельное заверение. Машинный перевод пакета инвойсов не соответствует требованию, поскольку не имеет заверения человека и ошибается в числах, сокращениях и названиях компаний.

Перевод инвойсов и заказов на покупку большими объемами

В торговом деле могут быть сотни инвойсов. Бюро переводов рассматривает каждый как полный документ, поэтому переводятся каждая позиция, описание единицы товара, количество, дата и итог, а также заголовок, условия оплаты, банковские реквизиты, нижний колонтитул и любая печать или подпись, которые описываются в скобках. Ничего не пропускается на том основании, что повторяет предыдущий инвойс.

Валюта сохраняется как напечатана. Если в инвойсе указан код или символ валюты, в переводе стоит тот же, а суммы не переводятся в доллары и не пересчитываются. Числа сохраняют исходные разделители, чтобы сотрудник мог сопоставить их с оригиналом, с примечанием там, где запятая означает десятичную точку. Даты приводятся к единому понятному формату, а дата инвойса, дата отгрузки и срок оплаты никогда не смешиваются.

Названия товаров и артикулы остаются как написаны, а рядом дается английский вариант описательных слов там, где в оригинале стоит слово, а не код. Если один и тот же товар встречается в сорока инвойсах, он переводится одинаково во всех сорока. Глоссарий, составленный в начале проекта, обеспечивает единообразие формулировок у разных переводчиков и в разных партиях.

Коносаменты, авиационные накладные и таможенные декларации

Перевозочные документы насыщены кодами, сокращениями и графами. В коносаменте есть блоки грузоотправителя и грузополучателя, записи о судне и рейсе, названия портов, номера контейнеров и пломб и описание груза, а в авиационной накладной свой набор граф. Перевод повторяет раскладку оригинала, чтобы каждая переведенная графа стояла на месте исходной.

Номера контейнеров, тарифные классификации и номера таможенных документов копируются точно. Сокращение расшифровывается, только если источник дает для этого достаточно сведений, в остальных случаях оно остается как написано, а примечание в скобках указывает, что переводчик смог и не смог подтвердить. В таможенных декларациях часто есть несколько печатей и рукописных записей брокеров. Каждая из них описывается или переводится, а нечитаемые части помечаются «[illegible]» и не угадываются.

Подтверждения банковских переводов обрабатываются так же, построчно. Имена владельцев счетов, текст назначения платежа и даты валютирования передаются так, как напечатаны. Полная выписка того же банка переводится так же, как при переводе банковской выписки.

Дистрибьюторские соглашения и контракты: пункт за пунктом

Дистрибьюторское или поставочное соглашение переводится пункт за пунктом в порядке оригинала, с сохранением исходной нумерации, заголовков, определений и приложений. Пункты об исключительных правах, территории, сроке и оплате имеют юридическое значение, поэтому для каждого определяемого термина всякий раз используется один английский вариант. Блоки подписей, инициалы на каждой странице и печати описываются. Например, при переводе японского юридического контракта корпоративная печать и дата подписания сохраняются в том виде, в каком они стоят в оригинале, а на странице услуг перевода с японского описаны другие документы, которые обычно прилагаются к такому контракту.

Дополнительные соглашения и сопроводительные письма следует переводить вместе с основным соглашением, потому что сотрудник, читающий только контракт, может не заметить изменение, внесенное в другом документе. Страницы, на которых есть только подпись или вовсе ничего нет, тоже переводятся и помечаются соответствующим образом, поскольку перевод должен совпадать с оригиналом по числу страниц.

Названия компаний, организационно-правовые формы и регистрационные документы

Торговые доказательства связаны с компанией, поэтому ее название должно читаться одинаково в инвойсах, контрактах, выписке из реестра и финансовой отчетности. Бюро переводов выбирает один английский вариант в начале работы и использует его везде. Организационно-правовые формы, такие как GmbH, K.K., S.A. или Co., Ltd., остаются в исходном виде и не заменяются американским аналогом. Если в регистрационных документах указано официальное английское название, используется оно, а оригинал приводится рядом.

Регистрационные документы отвечают на другой вопрос, чем инвойсы. Перевод бизнес-лицензии или выписки из реестра показывает, кто владеет компанией и управляет ею и когда она была создана. Годовая отчетность требует отдельной работы: при переводе финансовой отчетности каждая таблица, примечание и заключение аудитора сохраняются в порядке оригинала, и ни одна цифра не округляется и не пересчитывается.

E-1 и E-2 часто путают, потому что обе являются договорными категориями. E-1 зависит от торговли, поэтому преобладают документы о поставках и выставлении счетов, а E-2 зависит от инвестиций, поэтому преобладают документы о собственности и средствах. Эти документы разобраны в статье о переводе документов для визы E-2.

Опись большого пакета, чтобы сотрудник мог сопоставить каждый документ

В большом пакете порядок важен не меньше точности. Каждый исходный документ связывается с его переводом и заверением, а пары нумеруются единой последовательностью. В описи указаны номер, тип документа, дата, стороны и число страниц, поэтому сотрудник может перейти от строки описи к нужному инвойсу или коносаменту. Документы по одной поставке, то есть заказ на покупку, инвойс, перевозочный документ и подтверждение оплаты, группируются, чтобы сделку можно было проследить от заказа до платежа.

Единообразные имена файлов помогают, когда пакет отправляется в USCIS или загружается для консульства. Переведенные страницы следуют порядку страниц оригиналов, а отсутствующая или нечитаемая страница в источнике отмечается в переводе и не пропускается.

Перед заказом юридической фирме следует подтвердить окончательный список документов для перевода и собрать полные разборчивые сканы каждой страницы, включая оборотные стороны страниц с печатями. Texliff предоставляет заверенный перевод документов для USCIS с отдельным заверением для каждого документа в пакете.